ARCOBALEGNO S.r.l.
Modello di Organizzazione, Gestione
e Controllo
ai
sensi dell’art. 6, comma 3, del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231
“Disciplina della responsabilità
amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni
anche prive di personalità giuridica, a norma
dell’articolo 11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300”
Modello aggiornato al 19/11/2010
A Premessa – l’attività di
ARCOBALEGNO S.r.l. 4
1. Il Decreto Legislativo 5
1.1. Il regime della
responsabilità amministrativa degli Enti 5
1.2. L’adozione del Modello di
Organizzazione, Gestione e Controllo 18
2. L’adozione del Modello 20
2.1. Le aree di operatività
aziendale 20
2.2. Obiettivi perseguiti e
adozione del Modello 22
2.3. Destinatari del Modello 23
3. Aree di rischio 24
3.1 Reati di omicidio colposo e
lesioni colpose gravi o gravissime in violazione delle norme antinfortunistiche
e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro 24
3.2 Reati contro la Pubblica
Amministrazione 26
3.3 Reati societari 28
3.4 Altre tipologie di reato 29
3.5 Integrazioni delle aree di
rischio 29
4. Procedure e principi di
controllo 30
4.1 Reati di omicidio colposo e
lesioni colpose gravi o gravissime in violazione delle norme antinfortunistiche
e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro 30
4.2 Reati contro la Pubblica
Amministrazione 35
4.3 Reati
Societari 42
5. Corporate Governance 47
5.1 Principi generali 47
5.2 Il sistema delle deleghe e
delle procure 49
6. Organismo di Vigilanza
(O.d.V.) 51
6.1 Identificazione, nomina e
requisiti dell’Organismo di Vigilanza 51
6.2 Funzioni e poteri
dell’Organismo di Vigilanza 51
7. Flussi informativi 54
7.1. Reporting dell’O.d.V. nei
confronti degli Organi Societari 54
7.2. Reporting verso l’O.d.V.:
prescrizioni generali e prescrizioni specifiche obbligatorie 54
7.3. Raccolta e conservazione
delle informazioni 56
8. Selezione e formazione 57
8.1. Dipendenti 57
8.2. Collaboratori Esterni e
Partner 57
9. Sistema disciplinare 58
9.1. Principi generali 58
9.2. Violazioni del modello 58
9.3. Misure nei confronti dei
Dipendenti 58
9.4. Misure nei confronti degli
Amministratori 60
9.5. Misure nei confronti dei
Dirigenti 60
9.6. Misure nei confronti di
Collaboratori, Consulenti e altri soggetti terzi 61
ALLEGATO
1: Codice Etico 62
A Premessa
– l’attività di
ARCOBALEGNO S.r.l.
La società ARCOBALEGNO S.r.l. (di seguito “ARCOBALEGNO”
e/o “Società”) svolge la seguente attività:
· produzione e commercializzazione di aste, cornici ed oggetti d’arte.
In particolare la Società opera attivamente nel settore
della progettazione, produzione e distribuzione di cornici in legno, destinate
principalmente al mercato estero. Nell’unico stabilimento di Pianiga (VE) sono
impiegati circa 30 dipendenti.
ARCOBALEGNO intrattiene rapporti indiretti ed occasionali
con la Pubblica Amministrazione.
1. Il Decreto Legislativo
1.1.
Il regime della responsabilità
amministrativa degli Enti
Il Decreto Legislativo n. 231 dell’8
giugno 2001 recante la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle
persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di
personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della legge 29 settembre 2000, n.
300” (di seguito, il “Decreto”),
entrato in vigore il 4 luglio successivo, ha introdotto nel nostro ordinamento
la responsabilità in sede penale degli Enti (persone giuridiche, società e
associazioni anche prive di personalità giuridica), oltre a quella delle
persone fisiche che li rappresentano e che materialmente hanno realizzato
l’illecito.
Secondo tale disciplina, gli Enti
possono essere ritenuti responsabili e, conseguentemente, sanzionati, in
relazione a taluni reati commessi o tentati nell’interesse o a vantaggio
dell’Ente stesso, dagli amministratori o dai dipendenti.
1.1.1
Principi fondamentali del Decreto e
della normativa rilevante
Con il Decreto si è inteso adeguare la
normativa interna in materia di responsabilità delle persone giuridiche alle
convenzioni internazionali cui l’Italia ha già da tempo aderito, quali:
- la
Convenzione di Bruxelles della Comunità
Europea del 26 luglio 1995 sulla tutela degli interessi finanziari;
- la
Convenzione del 26 maggio 1997,
anch’essa firmata a Bruxelles, sulla lotta alla corruzione nella quale sono
coinvolti funzionari della Comunità Europea o degli Stati membri; e
- la
Convenzione OCSE del 17 dicembre 1997
sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni
economiche e internazionali.
Il Decreto ha introdotto nell’ordinamento
italiano un regime di responsabilità amministrativa (riferibile sostanzialmente
alla responsabilità penale) a carico degli enti (da intendersi come società,
associazioni, consorzi, ecc., di seguito denominati “Enti”) per alcune
fattispecie di reato commesse, nell’interesse oppure a vantaggio degli stessi,
da:
- persone
fisiche che rivestano funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione
degli Enti stessi o di una loro unità organizzativa dotata di autonomia
finanziaria e funzionale;
- persone
fisiche che esercitino, anche di fatto, la gestione e il controllo degli Enti
medesimi;
- persone
fisiche sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti sopra
indicati.
Tale responsabilità si aggiunge a
quella (penale) della persona fisica che ha realizzato materialmente il reato.
1.1.2 Le
sanzioni
Le sanzioni previste
a carico dell’Ente, in conseguenza della commissione o tentata commissione dei
reati sopra menzionati, sono:
-
sanzioni
pecuniarie (fino a 1,5 milioni di euro);
-
sanzioni
interdittive, quali l’interdizione dall’esercizio dell’attività, la sospensione
o revoca di licenze o concessioni, il divieto di contrarre con la Pubblica
Amministrazione, l’esclusione o revoca di finanziamenti e contributi, il
divieto di pubblicizzare beni e servizi;
-
confisca
(e sequestro preventivo in sede cautelare) del profitto che l’Ente ha tratto
dal reato, anche per equivalente;
-
pubblicazione
della sentenza (in caso di applicazione di una sanzione interdittiva).
1.1.3 Le
fattispecie di reato
Le fattispecie di reato rilevanti ai
fini del Decreto e successive integrazioni possono essere comprese nelle
seguenti categorie:
-
delitti
contro la Pubblica Amministrazione;
-
reati
societari;
-
abusi di
mercato;
-
omicidio
colposo e lesioni colpose gravi e gravissime, commessi con violazione delle
norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul luogo
del lavoro;
-
ricettazione,
riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza delittuosa;
-
delitti
contro la fede pubblica
in materia di falsità in moneta, in carte di pubblico credito e in valori
bollo;
-
delitti
in materia di terrorismo e di eversione dell’ordine democratico, ivi incluso il
finanziamento ai suddetti fini ;
-
delitti
contro la personalità individuale, quali lo sfruttamento della prostituzione
minorile, la pedopornografia anche tramite Internet, la tratta di persone e la
riduzione e mantenimento in schiavitù
e, tra i delitti contro la persona, il divieto di mutilazione degli organi
genitali femminili;
-
reati
transnazionali;
-
reati di
ricettazione, riciclaggio, impiego di denaro, beni e utilità di provenienza
illecita;
-
reati
informatici e trattamento illecito di dati;
-
delitti
di criminalità organizzata;
-
delitti
contro l’industria e il commercio;
-
delitti
in materia di violazione del diritto d’autore;
-
reato di
induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria.
1.1.4
Pubblica Amministrazione, pubblico
ufficiale e persona incaricata di pubblico servizio
Pubblica Amministrazione
Ai fini del Decreto, per Pubblica
Amministrazione si intendono tutti quei soggetti, privati e di diritto
pubblico, che svolgano una “funzione pubblica” o un “pubblico servizio”.
Funzione pubblica e pubblico ufficiale
Per funzione pubblica si intendono le
attività, disciplinate da norme di diritto pubblico, attinenti le funzioni:
-
legislative (Stato, Regioni, Province a statuto
speciale, ecc.);
-
amministrative (membri delle amministrazioni statali
e territoriali, Forze dell’Ordine, membri delle amministrazioni sovranazionali
- ad esempio, U.E.-, membri delle Authorities, dell’Antitrust, delle Camere di
Commercio, membri di Commissioni Edilizie, collaudatori di opere pubbliche,
periti del Registro Navale Italiano, ecc.); e
-
giudiziarie (Giudici, Ufficiali Giudiziari, organi
ausiliari dell’Amministrazione della Giustizia quali curatori o liquidatori
fallimentari, ecc.).
Il pubblico ufficiale esercita la
propria funzione tramite poteri autoritativi o certificativi. Si ricorda che:
-
potere
autoritativo è quel potere che permette alla Pubblica Amministrazione di
realizzare i propri fini mediante veri e propri comandi, rispetto ai quali il
privato si trova in una posizione di soggezione. Si tratta dell’attività in cui
si esprime il c.d. potere d’imperio, che comprende sia i poteri di coercizione
(arresto, perquisizione ecc.) e di contestazione di violazioni di legge
(accertamento di contravvenzioni ecc.), sia i poteri di supremazia gerarchica
all’interno di pubblici uffici;
-
potere
certificativo è quello che attribuisce al certificatore il potere di attestare
un fatto facente prova fino a querela di falso.
L’art. 357 c.p. definisce “pubblico
ufficiale” colui che “esercita una pubblica funzione legislativa, giudiziaria o
amministrativa”.
Pubblico servizio e persona incaricata
di pubblico servizio
Per pubblico servizio si intendono:
-
le
attività di produzione di beni e servizi di interesse generale e assoggettate
alla vigilanza di un’Autorità Pubblica; e
-
le
attività volte a garantire i diritti della persona alla vita, alla salute, alla
libertà, alla previdenza e assistenza sociale, all’istruzione, alla libertà di
comunicazione ecc., in regime di concessione e/o di convenzione (ad esempio,
Enti Ospedalieri, ASL, I.N.P.S., I.N.A.I.L., membri dei Consigli Comunali,
Banche, Uffici Postali, Uffici Doganali, Ferrovie, Autostrade, Aziende
Energetiche Municipali, Compagnie Aeree ecc.).
Il pubblico servizio è un’attività
disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata
dalla mancanza dei poteri tipici di quest’ultima (poteri autoritativi e
certificativi) e con esclusione dello svolgimento di semplici mansioni di
ordine e della prestazione di opera meramente materiale.
L’art. 358 c.p. definisce “persona
incaricata di un pubblico servizio” colui che “a qualunque titolo presta un
pubblico servizio”.
1.1.5 I reati contro la Pubblica
Amministrazione
Il Decreto elenca tassativamente i
reati contro la Pubblica Amministrazione che comportano responsabilità a carico
degli Enti. Essi sono:
- malversazione a danno dello Stato, di altro ente pubblico o comunitario:
mancata destinazione di contributi, sovvenzioni o simili alle finalità per cui
erano stati destinati;
-
indebita percezione di contributi,
finanziamenti o altre erogazioni
da parte dello Stato, di altro ente pubblico o da parte di ente comunitario
mediante l’utilizzo di documenti falsi o il rilascio di dichiarazioni
attestanti cose non vere, ovvero mediante l’omissione di informazioni dovute;
-
truffa aggravata per
il conseguimento di erogazioni pubbliche: percezione di contributi, finanziamenti o altre erogazioni da parte dello Stato,
di altro ente pubblico o da parte di ente comunitario mediante artifizi o
raggiri diversi dall’utilizzo di documenti falsi , dichiarazioni false od
omissione di informazioni dovute;
-
truffa aggravata
in danno dello Stato o di altro ente pubblico:
l’impiego di artifizi e raggiri per ottenere un ingiusto profitto a danno dello
Stato o di altro ente pubblico;
- frode informatica in danno dello Stato o di
altro ente pubblico: l’alterazione del funzionamento di un
sistema informatico o telematico, ovvero l’intervento senza diritto su dati,
informazioni o programmi contenuti in un sistema informatico, per ottenere un
ingiusto profitto a danno dello Stato o di altro ente pubblico.
- concussione,
ossia il caso in cui il pubblico ufficiale o l’incaricato di un pubblico
servizio, abusando della propria qualità o del proprio potere, costringe o
induce il privato a dare o promettere denaro o altra utilità;
- corruzione per un atto d’ufficio,
ossia il caso in cui il pubblico ufficiale o l’incaricato di un pubblico
servizio che rivesta la qualità di pubblico impiegato, per compiere un atto
dell’ufficio, riceva (o accetti di ricevere) per sé o per altri denaro o altra
utilità;
- corruzione per un atto contrario ai doveri
d’ufficio, ossia
il caso in cui il pubblico ufficiale o l’incaricato di un pubblico servizio che
rivesta la qualità di pubblico impiegato, per ritardare un atto dell’ufficio o
compierne uno contrario ai propri doveri, riceva (o accetti di ricevere) per sé
o per altri denaro o altra utilità;
-
corruzione in atti giudiziari: in entrambi i casi di corruzione sopra
definiti, l’ipotesi di chi riceva (o accetti di ricevere) per sé o per altri
denaro o altra utilità al fine di favorire o danneggiare una parte di un
processo civile, amministrativo o penale;
-
istigazione alla corruzione: in entrambi i casi di corruzione
sopra definiti, l’ipotesi che il pubblico ufficiale non accetti di ricevere o
il privato si rifiuti di dare denaro o altra utilità.
Il dettaglio di quanto sopra è
illustrato nella parte relativa ai “reati nei rapporti con la Pubblica
Amministrazione” del presente Modello.
1.1.6 I reati di omicidio colposo e lesioni
colpose gravi o gravissime in violazione delle norme antinfortunistiche e sulla
tutela dell'igiene e della salute sul lavoro
La
legge 3 agosto 2007, n. 123, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale 10 agosto
2007, n. 185, ed entrata in vigore il 25 agosto 2007, introduce l’art. 25
septies nel D. Lgs. 231/01, successivamente modificato dal Testo unico sulla
sicurezza: l’ente è responsabile anche per le ipotesi di:
-
omicidio
colposo (art. 589 c.p.) e
-
lesioni
colpose gravi o gravissime (art. 590 c.p.),
là dove il reato di omicidio colposo sia stato commesso
con violazione dell’art. 55, comma 2 del Testo unico sulla sicurezza, ovvero i
reati in esame siano commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e
sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro.
Le norme di riferimento sono contenute nel Testo unico
sulla sicurezza.
Peraltro, occorre specificare che ogni violazione
dell’obbligo del datore di lavoro di garantire la sicurezza del luogo di
esecuzione della prestazione lavorativa (art. 2087 c.c.) - da cui derivi una
lesione quanto meno grave - comporta l’apertura d’ufficio di un procedimento a
carico della società.
La giurisprudenza ha, infatti, stabilito che qualsiasi
violazione di norme riguardanti la sicurezza del lavoro aggravano il reato di
omicidio colposo e lesioni colpose gravi e gravissime e, quindi, rendono
applicabile l’art. 25-septies del d.lgs. n. 231/2001.
Per lesione grave o gravissima deve intendersi (art. 583
c.p.) una lesione che provochi:
- una malattia
che metta in pericolo la vita della persona offesa, ovvero una malattia o
un’incapacità di attendere alle ordinarie occupazioni per un tempo superiore ai
quaranta giorni;
- l’indebolimento
permanente di un senso o di un organo; una malattia certamente o probabilmente
insanabile; la perdita di un senso; la perdita di un arto, o una mutilazione
che renda l’arto inservibile, ovvero la perdita dell’uso di un organo o della
capacità di procreare, ovvero una permanente e grave difficoltà della favella;
la deformazione, ovvero lo sfregio permanente del viso.
Bisogna sottolineare come, in questi casi, il reato sia
punito a titolo di mera colpa: ciò a differenza degli altri reati-presupposto
che richiedono la consapevolezza e volontarietà dell’azione.
E’ d’obbligo, pertanto, adottare un Modello Organizzativo
che estenda l’analisi dei rischi a quelli collegati alla normativa in materia
di salute e sicurezza dei luoghi di lavoro.
1.1.7 Ricettazione,
Riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza delittuosa.
Il Decreto Legislativo del 16 novembre 2007, di attuazione
della direttiva 2005/60/CE del 26 ottobre 2005, della direttiva 2006/70/CE del
1° agosto 2006, introduce nell’ambito di applicazione del Decreto Legislativo
n. 231/01 le ipotesi previste dagli articoli 648 (ricettazione), 648 bis
(riciclaggio) e ter (impiego di denaro, beni o utilità di provenienza
delittuosa).
Da notare che, se gli articoli 648 bis e ter già
costituivano reati presupposto di responsabilità per l’ente nell’ambito dei
reati transnazionali (Legge n. 146/2006), il delitto di ricettazione (art. 648
c.p.), invece, entra per la prima volta tra i reati presupposto.
Si tratta di reati aventi una matrice comune ed alcuni elementi di differenziazione.
Il Legislatore mira ad impedire che, verificatosi un
delitto (cd. delitto o reato presupposto), persone diverse da coloro che lo hanno
commesso (“Fuori dai casi di concorso…”) si interessino delle cose che dal
delitto medesimo provengono. Il nucleo delle tre ipotesi di reato, dunque, si
rinviene in attività successive alla
commissione di un delitto, attività che comportano comunque l’aggressione del
bene giuridico del patrimonio (in quanto norme finalizzate ad impedire ogni
incremento economico ottenuto con beni di provenienza delittuosa) e del bene
giuridico dell’amministrazione della giustizia (in quanto, in ogni caso, i beni
di provenienza illecita, tramite dette condotte criminali, rischiano di
disperdersi creando ostacolo per l’autorità nell’attività di accertamento e
repressione dei reati presupposto).
Le differenze tra gli articoli 648, 648 bis e 648 ter
c.p., invece, risiedono essenzialmente nella condotta (elemento materiale) e
nell’elemento soggettivo (dolo generico o specifico).
Per quanto riguarda l’elemento materiale:
- Ricettazione:
è punito acquistare, ricevere, occultare o intromettersi per acquistare,
ricevere o occultare denaro o cose provenienti da delitto.
- Riciclaggio:
è punito sostituire, trasferire, compiere altre operazioni in modo da
ostacolare l’identificazione della provenienza delittuosa di denaro, beni o
altre utilità provenienti da delitto.
- Impiego di denaro,
beni o utilità di provenienza delittuosa: è punito impiegare in attività
economiche o finanziarie denaro, beni o utilità di provenienza delittuosa
Per quanto riguarda l’elemento soggettivo:
- Ricettazione:
è punita una condotta posta in essere al fine di procurare per sé o per altri
un profitto (dolo specifico).
- Riciclaggio:
la fattispecie di reato è a dolo generico.
- Impiego di
denaro, beni o utilità di provenienza delittuosa: la fattispecie di reato è
a dolo generico.
Tra queste tre ipotesi criminose, nell’ambito del diritto
penale societario, il riciclaggio rappresenta sicuramente la fattispecie più
rilevante e, dunque, il rischio più importante da considerare: in Italia la
disciplina del riciclaggio (nella legislazione statunitense si parla di “money
laundering” ossia “lavaggio di denaro”) venne introdotta dal Decreto Legge 21
marzo 1978, n. 59 e convertito dalla Legge 18 maggio 1978, n. 191, che ha
introdotto l'articolo 648-bis c.p., allora rubricato “sostituzione di denaro o
valori provenienti da rapina aggravata, estorsione aggravata o sequestro di
persona a scopo di estorsione”.
Si trattava, pertanto, di una ricettazione qualificata dalla provenienza del denaro da uno di
tali delitti.
Con la riforma del 1990, (art. 23, Legge 19 marzo 1990, n.
55), scomparve la finalità di profitto (elemento soggettivo) e la condotta si
concentrò sull'ostacolo frapposto
all’identificazione della provenienza delittuosa dei beni, tratto
saliente della norma attualmente in vigore.
Fu anche aggiunto l'articolo 648-ter c.p. che puniva una
condotta successiva ed indipendente dal riciclaggio, ossia l'impiego in
attività economiche o finanziarie del denaro proveniente dagli accennati
delitti. Questa ipotesi, dunque, riguardava e riguarda una attività successiva sia
alla commissione del delitto presupposto sia alla “ripulitura” del denaro e
degli altri beni di provenienza delittuosa.
La successiva riforma, avvenuta con La legge n. 328/1993
di ratifica della Convenzione di Strasburgo dell'8 novembre 1990, mantenne l'impianto
del 1990, cancellando, però, l’elencazione
tassativa dei delitti presupposto a beneficio della generica derivazione
delittuosa del denaro.
Tale normativa, in costante evoluzione, prevede
limitazioni all'uso e al trasferimento del denaro contante, obblighi di
identificazione dei clienti, di registrazione a carico degli intermediari
finanziari e di denuncia delle operazioni sospette, oltre che regole operative
per la prevenzione delle attività criminose (know your customer rule ed analisi quantitativa delle operazioni)
in grado di orientare anche i contenuti del modello di compliance.
1.1.8 I
reati societari
Nell’ambito della riforma del diritto
societario, il Decreto Legislativo 11 aprile 2002, n. 61,
in vigore dal 16 aprile 2002, ha introdotto il nuovo art. 25-ter del Decreto,
estendendo il regime della responsabilità amministrativa degli Enti ai c.d.
“reati societari”.
I reati societari sono reati propri e,
in quanto tali, possono essere commessi
direttamente:
-
dal
Consiglio di Amministrazione,
-
dagli
Amministratori,
-
dai
Direttori Generali,
-
dai
Sindaci,
-
dai
Liquidatori,
nonché, a titolo di concorso, anche
dalle strutture preposte alla gestione di attività amministrativo-contabili,
finanziarie o relative all’implementazione del sistema informativo contabile.
Le fattispecie di reati societari
considerate sono:
- false comunicazioni sociali (art. 2621
c.c.): esporre nelle comunicazioni sociali previste dalla legge fatti materiali
non rispondenti o omettere informazioni imposte dalla legge sulla situazione
economica, patrimoniale, o finanziaria della società o del gruppo;
- false comunicazioni sociali in danno dei
soci o dei creditori (art. 2622, commi 1 e 2, c.c.): esporre nelle
comunicazioni sociali previste dalla legge fatti materiali non rispondenti o
omettere informazioni imposte dalla legge sulla situazione economica,
patrimoniale, o finanziaria della società o del gruppo, laddove da ciò derivi
un danno per i soci o i creditori;
- falso in prospetto (art. 2623, commi 1
e 2, c.c.): esporre false informazioni od occultare dati o notizie nei
prospetti richiesti ai fini della sollecitazione all’investimento o
dell’ammissione alla quotazione nei mercati regolamentati, ovvero nei documenti
da pubblicare in occasione delle OPA;
- falsità nelle relazioni o nelle
comunicazioni della società di revisione (art. 2624, commi 1 e 2, c.c.):
attestare il falso o occultare informazioni concernenti la situazione
economica, patrimoniale o finanziaria dell’ente sottoposto a revisione nelle
relazioni o in altre comunicazioni;
- indebita restituzione dei conferimenti
(art. 2626 c.c.): restituire ai soci i conferimenti o liberarli dall’obbligo di
eseguirli;
- illegale ripartizione degli utili e delle
riserve (art. 2627 c.c.): ripartire utili o riserve che non possono per legge
essere distribuiti;
- illecite operazioni sulle azioni o quote
sociali o della società controllante (art. 2628 c.c.): acquistare o
sottoscrivere azioni anche della società controllante ledendo il capitale
sociale;
- operazioni in pregiudizio dei creditori
(art. 2629 c.c.): ridurre il capitale sociale, realizzare fusioni o scissioni
che cagionino danno ai creditori ;
- omessa comunicazione del conflitto di
interessi (art. 2629 bis c.c.): la violazione degli obblighi imposti di
comunicare una situazione di conflitto di interessi con pregiudizio alla
società o a terzi;
- formazione fittizia del capitale (art.
2632 c.c.): aumentare fittiziamente il capitale, sottoscrivere reciprocamente
azioni e sopravvalutare conferimenti o patrimonio nel caso di trasformazione;
- indebita ripartizione dei beni sociali da
parte dei liquidatori (art. 2633 c.c.): ripartire beni sociali prima del
pagamento dei creditori o prima dell’accantonamento delle somme necessarie a
soddisfarli ;
- impedito controllo (art. 2625, comma 2,
c.c.): occultare documenti idonei ad impedire lo svolgimento dell’attività di
controllo dei soci, degli altri organi sociali o delle società di revisione;
- illecita influenza sull’assemblea (art.
2636 c.c.): compiere atti simulati o fraudolenti volti a determinare illecite
maggioranze assembleari;
-
aggiotaggio (art. 2637 c.c.): diffondere notizie
false o il porre in essere operazioni simulate idonei a provocare
un’alterazione del prezzo di strumenti finanziari non quotati;
-
ostacolo all’esercizio delle funzioni
delle autorità pubbliche di vigilanza
(art. 2638, commi 1 e 2, c.c.): al fine di ostacolare l’esercizio delle
funzioni di vigilanza, esporre fatti materiali non rispondenti al vero,
ancorché oggetto di valutazioni, sulla situazione economica, patrimoniale o
finanziaria dei sottoposti alla vigilanza ovvero, allo stesso fine, occultare
con altri mezzi fraudolenti fatti che devono essere oggetto di comunicazione.
Il dettaglio di quanto sopra è
illustrato nella parte relativa ai Reati Societari del presente Modello.
1.1.9 Abusi
di mercato
Tra i reati societari in senso lato,
occorre menzionare gli abusi di mercato, disciplinati dalla legge 18 aprile
2005, n. 62, ossia:
-
abuso di informazioni privilegiate (art. 184 D.Lgs. n. 58/1998), reato
che si configura a carico di chi, in ragione di una posizione di “privilegio”
(in quanto membro di organi di amministrazione, direzione o controllo
dell’emittente, oppure partecipe al capitale dell’emittente) sfrutta tali
informazioni per operare sui mercati finanziari;
-
manipolazione dei mercati (art. 185 D.Lgs. n. 58/1998) reato che
riguarda colui che diffonde notizie false o pone in essere artifici atti a
provocare una sensibile alterazione del prezzo degli strumenti finanziari.
1.1.10 Falsificazione di monete, carte di pubblico
credito e valori di bollo
La legge 23 novembre 2001, n. 409,
recante “Disposizioni urgenti in vista dell’introduzione dell’euro”, ha
introdotto nell’ambito del Decreto l’art. 25-bis, che mira a punire il reato di
“falsità in monete, in carte di pubblico credito e in valori di bollo” altre
fattispecie di reato rilevanti in materia di responsabilità da reato
dell’impresa:
-
falsificazione di monete, spendita e
introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate (art. 453 c.p.);
-
alterazione di monete (art. 454 c.p.);
-
contraffazione di carta filigranata in
uso per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di valori di bollo (art. 460 c.p.);
-
fabbricazione o detenzione di filigrane
o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di
carta filigranata
(art. 461 c.p.);
-
spendita ed introduzione nello Stato,
senza concerto, di monete falsificate
(art. 455 c.p.);
-
spendita di monete falsificate ricevute
in buona fede (art.
457 c.p.);
-
uso di valori di bollo contraffatti o
alterati, ricevuti in buona fede
(art. 464, comma 2 c.p.);
-
falsificazione di valori di bollo,
introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o messa in circolazione di
valori di bollo falsificati (art.
459 c.p.);
-
uso di valori di bollo contraffatti o alterati
(art. 464, comma 1
c.p.).
1.1.11 Atti
con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico
La legge 14 gennaio 2003, n. 7, ha
ratificato la Convenzione internazionale per la repressione del finanziamento
del terrorismo, firmata a New York il 9 dicembre 1999.
A differenza delle altre ipotesi di
responsabilità da reato per l’impresa, non vi è un elenco tassativo di reati
rilevanti: ogni delitto commesso con finalità di terrorismo o di eversione
dell’ordinamento democratico fa scattare la responsabilità dell’impresa.
1.1.12 Delitti
contro la personalità individuale e delitti contro la persona
Varie ipotesi rilevanti:
-
riduzione o mantenimento in schiavitù o
in servitù (art. 600
c.p.): riduzione o mantenimento di una persona in uno stato di soggezione
continuativa, che si concretizzano in
prestazioni lavorative che ne comportino lo sfruttamento;
-
tratta di persone (art. 601 c.p.): commercio di schiavi
o persone in condizioni analoghe alla schiavitù;
-
acquisto e alienazione di schiavi (art. 602 c.p.): qualsiasi atto che
comporti trasferimento di schiavi o persone in condizioni analoghe alla
schiavitù;
-
prostituzione minorile (art. 600-bis, comma 1 e 2 c.p.):
induzione, agevolazione o sfruttamento della prostituzione minorile, oppure
compimento di atti sessuali con minorenni in cambio di denaro o altra utilità
economica;
-
pornografia minorile (art. 600-ter, commi 1, 2, 3 e 4 c.p.):
sfruttamento di minori al fine di realizzare esibizioni pornografiche o di
produrre materiale pornografico; commercio di materiale pornografico prodotto
tramite sfruttamento; distribuzione, divulgazione, pubblicizzazione di
materiale pornografico realizzato tramite sfruttamento di minori, ovvero di
notizie o informazioni volte all’adescamento o allo sfruttamento di minori;
-
iniziative turistiche volte allo
sfruttamento della prostituzione minorile (art. 600-quinquies c.p.): organizzazione o
commercializzazione di viaggi finalizzati alla fruizione di prostituzione
minorile ;
-
detenzione di materiale
pedopornografico (art.
600-quater c.p.): ottenimento o mera disponibilità di materiale pornografico
realizzato mediante sfruttamento di minori;
-
pornografia virtuale (art. 600-quater.1. c.p.): quando,
nelle ipotesi di pedopornografia e detenzione di materiale
pedopornografico, il materiale
pornografico è rappresentato da immagini virtuali;
-
delitto di mutilazione degli organi
genitali femminili
(art. 583-bis c.p.) in assenza di esigenze terapeutiche.
1.1.13 Reati
transnazionali
I reati transnazionali, introdotti
dalla Legge 16 marzo 2006, n. 146, di ratifica ed esecuzione della Convenzione
e dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato, sono quelli
commessi da associazioni criminali che operano in più Stati e che riguardano le
seguenti ipotesi:
-
delitto di associazione per delinquere: associazione di almeno tre persone
volta a commettere una serie indeterminata di reati;
-
delitto di associazione per delinquere
di tipo mafioso:
associazione per delinquere che si avvale ella forza di intimidazione del
vincolo associativo, nonché della condizione di assoggettamento e di omertà che
ne deriva;
-
delitto di associazione per delinquere
finalizzata al contrabbando di tabacchi esteri: associazione per delinquere volta a
commettere delitti di introduzione, vendita, trasporto, acquisto o detenzione
nel territorio dello Stato di tabacchi lavorati esteri;
-
delitto di associazione per delinquere
finalizzata al traffico di sostanze stupefacenti: associazione per delinquere volta a
commettere delitti di spaccio di stupefacenti;
-
traffico di migranti e disposizioni
contro l’immigrazione clandestina:
favorire l’immigrazione e la permanenza di clandestini sul territorio
nazionale;
-
riciclaggio: sostituzione o trasferimento di
denaro, beni o altre utilità di provenienza delittuosa, nonché compimento di
operazioni volte ad ostacolare l’identificazione della loro provenienza
delittuosa;
-
impiego di denaro, beni o utilità di
provenienza illecita;
-
induzione a non rendere dichiarazioni: induzione di persona chiamata a
rendere dichiarazioni davanti all’autorità giudiziaria a renderle false, o a
non renderle, attraverso minacce, violenza od offerta di denaro;
-
favoreggiamento personale: offerta di aiuto a chi ha commesso un
reato al fine di eludere le indagini o a sottrarsi alle ricerche dell’Autorità
Giudiziaria.
1.1.14 I reati commessi all’estero
La responsabilità prevista dal suddetto
Decreto si configura anche in relazione a reati commessi all’estero nelle
ipotesi previste dal codice penale agli artt. 7, 8, 9 e 10 e a condizione che
per gli stessi non proceda lo Stato del luogo in cui è stato commesso il reato.
1.1.15 Reati
informatici e trattamento illecito di dati
Il Decreto Legislativo
n. 48 del 4 aprile 2008, di ratifica ed esecuzione della Convezione di Budapest
del Consiglio d’Europa sulla criminalità informatica, introduce nell’ambito di
applicazione del D. Lgs. 231/01 le seguenti fattispecie di reato:
-
falsità in documenti informatici (art. 491 bis c.p.);
-
accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615 ter c.p.);
-
detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi
informatici o telematici (art.
615 quater c.p.);
-
diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici
diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico (art. 615 quinquies c.p.);
-
intercettazione, impedimento o interruzione illecita di
comunicazioni informatiche o telematiche (art. 617 quater
c.p.);
-
installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire od
interrompere comunicazioni informatiche o telematiche (art. 617 quinquies c.p.);
-
danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (art. 635 bis c.p.);
-
danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici
utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635 ter c.p.);
-
danneggiamento di sistemi informatici o telematici (art. 635 quater c.p.);
-
danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica
utilità (art. 635 quinquies c.p.);
-
frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione
di firma elettronica (640
quinquies c.p.).
1.1.16 Altri reati
La Legge 15 luglio 2009 n. 94 “Disposizioni in
materia di sicurezza pubblica”, entrata in vigore il giorno 8 agosto 2009,
introduce nel corpo del D.Lgs. 231/2001 l’art. 24 ter Delitti di Criminalità
Organizzata, il
quale ha esteso la responsabilità amministrativa degli Enti nelle seguenti
ipotesi:
-
associazioni
per delinquere (art. 416 c.p.);
-
associazione
di tipo mafioso (art. 416 bis c.p.);
-
scambio
elettorale politico mafioso (art. 416 ter c.p.);
-
sequestro
di persona a scopo di rapina o di estorsione (art. 630 c.p.);
-
delitti
commessi avvalendosi delle condizioni previste dal predetto articolo 416-bis
ovvero al fine di agevolare l’attività delle associazioni previste dallo stesso
articolo;
-
associazione
finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope
(articolo 74 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica
9 ottobre 1990, n. 309);
-
delitti
di illegale fabbricazione, introduzione nello Stato, messa in vendita,
cessione, detenzione e porto in luogo pubblico o aperto al pubblico di armi da
guerra o tipo guerra o parti di esse, di esplosivi, di armi clandestine nonché
di più armi comuni da sparo escluse quelle previste dall'articolo 2, comma
terzo, della legge 18 aprile 1975, n. 110.
La Legge 23 luglio 2009 n. 99 “Disposizioni per lo
sviluppo e l'internazionalizzazione delle imprese, nonchè in materia di
energia”, entrata in vigore il 15 agosto 2009, introduce nel corpo del D.Lgs.
231/01 le seguenti fattispecie di reato: Delitti
contro l’industria e il commercio; Delitti
in materia di violazione del diritto di autore:
-
turbata
libertà dell'industria o del commercio (art. 513 c.p.);
-
illecita
concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis c.p.);
-
frodi
contro le industrie nazionali (art. 514 c.p.);
-
frode
nell'esercizio del commercio (art. 515 c.p.);
-
vendita
di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.);
-
vendita
di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.);
-
fabbricazione
e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale (art.
517-ter c.p.);
-
contraffazione
di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei prodotti
agroalimentari (art. 517-quater c.p.);
-
delitti
in materia di violazione del diritto d’autore (artt. 171, primo comma, lettera
a-bis, e terzo comma, 171-bis, 171-ter, 171-septies e 171-octies della legge 22
aprile 1941, n. 633).
La legge 3 agosto 2009 n. 116 “Ratifica ed
esecuzione della Convenzione dell'Organizzazione delle Nazioni Unite contro la
corruzione, adottata dalla Assemblea generale dell'ONU il 31 ottobre 2003 con
risoluzione n. 58/4, firmata dallo Stato italiano il 9 dicembre 2003, nonché
norme di adeguamento interno e modifiche al codice penale e al codice di
procedura penale”, introduce nel novero
dei reati ricompresi nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 231/01 il reato di induzione a non
rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all'autorità
giudiziaria (Art. 377-bis c.p.)
1.2.
L’adozione del Modello di Organizzazione,
Gestione e Controllo
Il Decreto
introduce una particolare forma di esonero dalla responsabilità in oggetto
qualora l’Ente dimostri:
a) di
aver adottato e efficacemente attuato attraverso l’organo dirigente, prima
della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a
prevenire reati della specie di quello verificatosi;
b) di
aver affidato a un organismo interno, dotato di autonomi poteri di iniziativa e
di controllo, il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli,
nonché di curare il loro aggiornamento;
c) che
le persone che hanno commesso il reato abbiano agito eludendo fraudolentemente
i suddetti modelli di organizzazione e di gestione;
d) che
non vi sia omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui alla
precedente lett. b).
1.2.1 Modello
quale esimente nel caso di reato
Il Decreto prevede inoltre che, in
relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei
reati, i modelli di organizzazione, gestione e controllo debbano rispondere
alle seguenti esigenze:
1. individuare
le aree a rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto;
2. predisporre
specifici protocolli al fine di programmare la formazione e l’attuazione delle
decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;
3. prevedere
modalità di individuazione e di gestione delle risorse finanziarie idonee a
impedire la commissione di tali reati;
4. prescrivere
obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul
funzionamento e l’osservanza del Modello;
5. configurare
un sistema disciplinare interno idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle
misure indicate nel Modello.
Il Decreto dispone che i modelli di
organizzazione, gestione e controllo possano essere adottati, garantendo le esigenze
di cui sopra, sulla base di codici di comportamento (ad esempio, Linee Guida)
redatti da associazioni rappresentative di categoria, comunicati al Ministero
della Giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare
(entro 30 giorni), osservazioni sulla idoneità dei modelli a prevenire i reati.
E’ infine previsto che, negli Enti di
piccole dimensioni, il compito di vigilanza possa essere svolto direttamente
dall’organo dirigente.
1.2.2 ARCOBALEGNO
e l’adozione del Modello: introduzione
ARCOBALEGNO, al fine di assicurare
sempre più condizioni di correttezza e trasparenza nella conduzione degli
affari delle attività aziendali, ha ritenuto di adottare un “modello di
organizzazione, gestione e controllo” in
linea con le prescrizioni del Decreto (di seguito “Modello”), come meglio illustrato nel cap. 2 seguente.
La Società ritiene che l’adozione di
tale Modello, unitamente alla contemporanea presenza del Codice Etico,
costituisca, al di là delle prescrizioni di legge, un ulteriore valido strumento
di sensibilizzazione di tutti i dipendenti e di tutti coloro che collaborano
con la stessa, al fine di far seguire, nell’espletamento delle proprie attività,
comportamenti corretti e trasparenti in linea con i valori etico-sociali cui si
ispira ARCOBALEGNO nel perseguimento del proprio oggetto sociale, e tali
comunque da prevenire il rischio di commissione dei reati contemplati dal
Decreto.
Ai fini della predisposizione del
presente Modello, ARCOBALEGNO ha proceduto all’analisi delle proprie aree di
rischio tenendo conto, nella stesura dello stesso, delle prescrizioni del
Decreto e delle Linee Guida formulate da Confindustria.
In attuazione di quanto previsto dal
Decreto, il Consiglio di Amministrazione di ARCOBALEGNO, con delibera del
17/03/2009, ha affidato alla società “Professional Governance Overview S.r.l.”,
l’incarico di assumere le funzioni di
“Organismo di Vigilanza e di Controllo Interno” (di seguito “Organismo di Vigilanza”), con il
compito di vigilare sul funzionamento, sull’efficacia e sull’osservanza del
Modello stesso, nonché di curarne l’aggiornamento.
2. L’adozione del Modello
2.1.
Le aree di operatività aziendale
ARCOBALEGNO appartiene al Gruppo
Larson-Juhl operante sul mercato nazionale ed internazionale.
2.1.1
Il Gruppo Larson-Juhl
Il Gruppo Larson-Juhl è uno dei
maggiori gruppi a livello internazionale operante, da ormai oltre 100 anni, nel
settore della progettazione, produzione e distribuzione di cornici
personalizzate di altissimo livello e qualità.
Il Gruppo è presente in tutto il mondo ed in particolare negli Stati
Uniti, dove sono dislocati circa 24 stabilimenti e in altre 15 nazioni.
2.1.2
L’Azienda in Italia
ARCOBALEGNO è una società a
responsabilità limitata, che si caratterizza per una struttura organizzativa di
tipo funzionale, ove al consiglio di amministrazione riportano direttamente le
funzioni produzione, sicurezza, logistica, Information Technology.
Nello schema successivo si riporta
l’organigramma aziendale.
2.2.
Obiettivi perseguiti e adozione del
Modello
ARCOBALEGNO, sensibile all’esigenza di
diffondere e consolidare la cultura della trasparenza e dell’integrità, nonché
consapevole dell’importanza di assicurare condizioni di correttezza nella
conduzione degli affari e nelle attività aziendali a tutela della posizione e
dell’immagine propria e delle aspettative dell’azionista, adotta il Modello di
organizzazione, gestione e controllo previsto dal Decreto, fissandone i
principi di riferimento.
2.2.1
Obiettivi del Modello e suoi punti
cardine
L’adozione del modello, sebbene non
imposta dalle prescrizioni del Decreto,
si propone inoltre di sensibilizzare tutti coloro che operano in nome e/o per
conto della Società, affinché seguano, nell’espletamento delle proprie
attività, comportamenti corretti e lineari al fine di prevenire il rischio di
commissione dei reati contemplati nel Decreto stesso.
Il Modello si pone come obiettivo
principale quello di configurare un sistema strutturato e organico di procedure
e attività di controllo, volto a prevenire, per quanto possibile, la
commissione di condotte idonee a integrare i reati contemplati dal Decreto.
Attraverso l’individuazione delle
attività esposte al rischio di reato (“attività
sensibili”) e la loro conseguente proceduralizzazione, si vuole:
-
da un
lato, determinare una piena consapevolezza, in tutti coloro che operano in nome
e per conto di ARCOBALEGNO, di poter incorrere in un illecito passibile di
sanzione e la cui commissione è fortemente censurata dalla Società, in quanto
sempre contraria ai suoi interessi anche quando, apparentemente, potrebbe
trarne un vantaggio economico immediato;
-
dall’altro,
grazie a un monitoraggio costante dell’attività, consentire di intervenire
tempestivamente per prevenire o contrastare la commissione dei reati.
Punti cardine del Modello, oltre ai
principi sopra riportati, sono:
- la
mappatura delle attività a rischio, ossia quelle attività nel cui ambito è più
probabile la commissione dei reati previsti dal Decreto, le “attività
sensibili” appunto;
- l’attribuzione
all’Organismo di Vigilanza di specifici compiti di vigilanza sull’efficace e
corretto funzionamento del Modello;
- la
verifica e documentazione di ogni operazione rilevante;
- l’applicazione
e il rispetto del principio di separazione delle funzioni, in base al quale
nessuno può gestire in autonomia un intero processo;
- l’attribuzione
di poteri coerenti con le responsabilità organizzative;
- la
verifica ex post dei comportamenti
aziendali, nonché del funzionamento del Modello, con conseguente aggiornamento
periodico;
-
la
diffusione e il coinvolgimento di tutti i livelli aziendali nell’attuazione di
regole comportamentali, procedure e politiche aziendali.
2.2.2
Approvazione del Modello
Il presente Modello è stato approvato
dal Consiglio di Amministrazione di ARCOBALEGNO con delibera del 17/03/2009.
2.2.3
Modifiche e aggiornamento del Modello
Come sancito dal Decreto, il Modello è
“atto di emanazione dell’organo dirigente”.
Di conseguenza, le successive modifiche nonché le eventuali integrazioni
sostanziali sono rimesse alla competenza del Consiglio di Amministrazione di
ARCOBALEGNO.
Tuttavia, è riconosciuta, in via
generale, all’Amministratore Delegato di ARCOBALEGNO -previa informativa
all’Organismo di Vigilanza- la facoltà di apportare al testo eventuali
modifiche o integrazioni di carattere formale.
2.3.
Destinatari del Modello
Le regole contenute nel Modello si
applicano a coloro che svolgono, anche di fatto, funzioni di gestione,
amministrazione, direzione o controllo in ARCOBALEGNO, ai dipendenti, nonché a
coloro i quali, pur non appartenendo alla Società, operano su mandato della
medesima o sono legati alla società da rapporti di collaborazione, consulenza o
altro.
La Società comunica il presente Modello
attraverso modalità idonee ad assicurarne l’effettiva conoscenza da parte di
tutti i soggetti interessati.
I soggetti ai quali il Modello si
rivolge sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le disposizioni, anche in
adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che scaturiscono dai
rapporti giuridici instaurati con la Società.
ARCOBALEGNO condanna qualsiasi
comportamento difforme, oltre che dalla legge, dalle previsioni del Modello e
del Codice Etico, anche qualora il comportamento sia realizzato nell’interesse
dell’Azienda ovvero con l’intenzione di arrecare ad essa un vantaggio.
3. Aree di rischio
La presente sezione si riferisce a
comportamenti posti in essere dagli amministratori, dirigenti e dipendenti
“Esponenti Aziendali” della Società nelle aree di attività a rischio, nonché
dai Collaboratori esterni e Partner, già definiti in precedenza (qui di seguito
tutti denominati “Destinatari”).
Obiettivo
della presente sezione è che tutti i Destinatari come sopra individuati
adottino regole di condotta conformi a quanto prescritto dalla stessa, al fine
di impedire il verificarsi dei reati previsti nel Decreto.
Di
seguito vengono elencati i principali processi sensibili che ARCOBALEGNO ha
individuato al proprio interno, disposti in ordine di rischio residuo.
Le aree di attività ritenute più
specificamente a rischio in relazione ai reati in esame sono considerate le
seguenti:
·
Processo di revisione ed aggiornamento
del Documento di Valutazione del Rischio ad opera dei responsabili addetti
(interni ed esterni) affinché sia conforme alle prescrizioni dettate ai sensi
del D.lgs. 81/2008, con particolare riferimento ai seguenti pericoli indicati
in tabella:
|
|
ERGONOMIA
|
|
1)
|
Movimentazione
manuale dei carichi
|
|
2)
|
Movimentazione
manuale di carrelli contenenti carichi pesanti
|
|
2)
|
Movimenti ripetuti
|
|
|
AGENTI CHIMICI
|
|
1)
|
Inspirazione di polveri
|
|
2)
|
Inspirazione di
materiale particellare aerodisperso
|
|
|
ATTREZZATURE DI
LAVORO
|
|
1)
|
|
|
2)
|
|
|
1)
|
|
|
1)
|
|
|
2)
|
|
|
|
FONTI ENERGETICHE
|
|
1)
|
Elettricità
|
|
2)
|
Incendio ed
esplosione
|
|
|
LUOGHI DI LAVORO
|
|
1)
|
|
|
2)
|
|
|
|
AGENTI FISICI
|
|
1)
|
|
|
2)
|
|
|
|
CONDIZIONI
AMBIENTALI
|
|
1)
|
Illuminazione
|
|
2)
|
Aerazione
|
|
|
CONDIZIONI IGIENICO
ASSISTENZIALI
|
|
1)
|
Installazioni
igienico-assistenziali: spogliatoi
|
|
2)
|
Installazioni
igienico-assistenziali:gabinetti
|
o
Omicidio
colposo (589 c.p.)
o
Lesioni
personali colpose (590 c.p.)
Sulla scorta dell’analisi delle
principali attività sensibili, il rischio più rilevante all’interno della
stabilimento potrebbe essere quello derivante dal taglio, dalla verniciatura
delle cornici in legno e dalla movimentazione manuale di carichi. A tale scopo
sono state eseguite apposite valutazioni del rischio ai sensi dell’articolo 17,
comma 1, lettera a), D. Lgs. 81/2008.
Dalla tabella degli infortuni che segue
relativa agli ultimi 7 anni di attività emerge che ARCOBALEGNO ha avuto un
numero esiguo di infortuni sul lavoro, tale da far presuppore un costante
rispetto dalla normativa sulla sicurezza nei luoghi di lavoro:
|
Tipologia
|
2001
|
2002
|
2003
|
2004
|
2005
|
2006
|
2007
|
|
Infortuni totali
|
2
|
6
|
2
|
0
|
1
|
0
|
0
|
|
Giornate di assenza
|
70
|
38
|
45
|
0
|
3
|
0
|
0
|
·
Processo di gestione dei rapporti con
la società esterna di consulenza incaricata di redigere il Documento di
Valutazione del Rischio al fine di ottenere la garanzia della conformità
sostanziale e formale alle norme in materia di sicurezza e di salute dei
lavoratori
o
Omicidio
colposo (589 c.p.)
o
Lesioni
personali colpose (590 c.p.)
o
Truffa
aggravata in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640, comma 2, n.
1 c.p.)
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
·
Gestione dei rapporti con il
Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione, con il rappresentante dei
lavoratori per la sicurezza e con il Medico Competente con particolare
riferimento agli obblighi di formazione ed informazione previsti dall’articolo
36 e 37 del D.lgs. 81/2008 e sue successive modifiche
o
Omicidio
colposo (589 c.p.)
o
Lesioni
personali colpose (590 c.p.)
I reati contro la Pubblica
Amministrazione hanno come presupposto l’instaurazione di rapporti con la
Pubblica Amministrazione: rapporti che possono essere diretti, indiretti ed
occasionali.
Per rapporti diretti, si intende lo
svolgimento di una attività che prevede un contatto non mediato tra la società
ed una pubblica funzione o un pubblico servizio.
Per rapporti indiretti, si intendono
eventuali attività complementari e/o di supporto ad un rapporto diretto
instaurato con la Pubblica Amministrazione: ad esempio, se una società dovesse
stipulare un contratto con una Amministrazione Pubblica e, per darvi
esecuzione, ricorresse ai servizi di ARCOBALEGNO, tale ipotesi concretizzerebbe
un rapporto indiretto poiché, nel momento in cui il rapporto diretto tra detta
società e la Pubblica Amministrazione celasse un patto corruttivo, l’Autorità
Giudiziaria potrebbe agire anche contro ARCOBALEGNO, laddove essa avesse
concorso, consapevolmente e volontariamente, alla commissione del reato contro
la P.A. da parte della società. ARCOBALEGNO intende monitorare, per quanto
possibile, anche i rapporti indiretti potenzialmente a rischio.
Per rapporti occasionali, infine, si
deve intendere l’attività di accertamento e controllo che la P.A. realizza
nell’ambito delle materie di sua competenza (sicurezza, ambiente, lavoro,
previdenza, fisco ecc.) nei confronti di tutte le società operanti sul
territorio nazionale.
Sulla base dell’analisi effettuata,
ARCOBALEGNO intrattiene con le
Amministrazioni Pubbliche rapporti sotto il profilo indiretto ed occasionale.
Di seguito vengono elencati i
principali processi sensibili, ad oggi individuati, che ARCOBALEGNO ha al
proprio interno, ordinati per rischio residuo decrescente e divisi secondo il
criterio sopradescritto:
Rapporti occasionali con la Pubblica
Amministrazione:
·
Gestione dei rapporti con la P.A. per
gli aspetti che riguardano il rispetto della normativa vigente (sicurezza e
igiene sul lavoro, ambientale urbanistica, edilizia, previdenziale, relativa ad
assunzioni obbligatorie e/o agevolate, alla prevenzione, etc.) con particolare
riferimento ai controlli e alle ispezioni da parte della P.A.
o Corruzione in atti giudiziari (art.
319-ter c.p.)
o Truffa aggravata in danno dello Stato o
di altro ente pubblico (art. 640, comma 2, n. 1 c.p.)
o Corruzione per un atto d’ufficio (art.
318 c.p.)
o Corruzione per un atto contrario ai
doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o Istigazione alla corruzione (art. 322
c.p.)
·
Gestione dei rapporti con soggetti
pubblici, anche attraverso consulenti, per l’ottenimento di autorizzazioni,
licenze, concessioni per l’esercizio delle attività aziendali
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
Rapporti indiretti con la Pubblica
Amministrazione
·
Gestione della liquidità e contabilità
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
o
Corruzione
in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.)
o
Truffa
aggravata in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640, comma 2, n.
1 c.p.)
o
Frode informatica in danno dello Stato o di
altro ente pubblico (art. 640-ter c.p.)
·
Assegnazione/gestione degli incarichi e
delle consulenze esterne
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Corruzione
in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
o
Truffa
aggravata in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640, comma 2, n.
1 c.p.)
·
Gestione dei rapporti con
l’amministrazione finanziaria
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
o
Truffa
aggravata in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640, comma 2, n.
1 c.p.)
o
Frode
informatica in danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640-ter c.p.)
·
Gestione affari legali ed attività
giudiziale e stragiudiziale
o
Corruzione
in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.)
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
·
Gestione dell’omaggistica e delle
donazioni nei confronti di soggetti pubblici
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
o
Corruzione
in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.)
·
Gestione delle assunzioni e del sistema
premiante
o
Corruzione
per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.)
o
Corruzione
per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.)
o
Istigazione
alla corruzione (art. 322 c.p.)
o
Corruzione
in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.)
La Società svolge gran parte delle
attività rientranti nelle aree di rischio potenziale sulla base di specifiche
procedure scritte, in conformità ai controlli interni previsti dal Sarbanes
Oxley Act (SOX) ed è soggetta a revisioni e controllo periodici da parte di
auditor interni ed esterni.
Le aree di attività ritenute più
specificamente a rischio in relazione ai reati societari sono considerate le
seguenti:
·
Predisposizione dei bilanci di
esercizio, relazioni e altre comunicazioni sociali previste dalla legge
(presentazione dei dati, elaborazione ed approvazione)
o False comunicazioni sociali (art. 2621
c.c.)
o False comunicazioni sociali in danno
dei soci o dei creditori (art. 2622, commi 1 e 2, c.c.)
·
Gestione delle operazioni societarie
o
Illegale
ripartizione degli utili e delle riserve (art. 2627 c.c.)
o
Illecite
operazioni sulle azioni o quote sociali o della società controllante (art. 2628
c.c.)
o
Formazione
fittizia del capitale (art. 2632 c.c.)
o
Operazioni
in pregiudizio dei creditori (art. 2629 c.c.)
o
Omessa
comunicazione del conflitto di interesse (art. 2629-bis c.c.)
Per quanto concerne le altre ipotesi di reato previste dal
Decreto, ossia i reati di abuso di informazioni privilegiate e manipolazione
del mercato, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza
illecita, i falsi nummari, i delitti contro la personalità individuale
(schiavitù e pedopornografia), i delitti con finalità di terrorismo o di
eversione dell’ordinamento democratico, i reati transnazionali, i reati
informatici, i reati associativi, i delitti di criminalità organizzata, i
delitti contro l’industria e il commercio, i delitti in materia di violazione
del diritto d’autore e il reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a
rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria si ritiene che il
rischio di concretizzazione di tali reati possa essere trascurabile e,
pertanto, non si prevedono specifiche regole e/o procedure dedicate, fermo
restando, comunque, la previsione del rinvio a condotte rispettose delle
normative in materia, nonché alle regole generali di comportamento di cui al
presente modello.
Eventuali integrazioni delle suddette
aree di attività a rischio o “attività sensibili” potranno essere disposte dal
Consiglio di Amministrazione della Società, previo concerto con l’Organismo di
Vigilanza, al quale è dato mandato di definire gli opportuni provvedimenti
operativi.
4. Procedure
e principi di controllo
4.1 Reati
di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime in violazione delle
norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro
4.1.1
Principi generali di comportamento
prescritti nelle aree di attività a rischio
Nell’ambito della nuova fattispecie di
reato introdotta con l’art.9 della Legge 3 agosto 2007, n. 123 “misure in tema di tutela della salute e
della sicurezza sul lavoro”, le disposizioni di cui al D.lgs. 231/2001 sono
state integrate con la previsione normativa di cui al nuovo art. 25 septies del
ricordato decreto legislativo 231/2001, relativo al reato di “omicidio colposo e lesioni colpose gravi o
gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla
tutela dell’igiene e della salute sul lavoro”.
Con l’entrata in vigore del Testo unico
sulla sicurezza con il D.lgs. 81/2008, inoltre, sono stati imposti specifici
requisiti che devono sussistere in capo ai modelli di organizzazione e
gestione.
A tal fine la presente sezione impone:
·
il rispetto degli standard tecnico-strutturali
di legge relativi a attrezzature, impianti, luoghi di lavoro, agenti
chimici, fisici e biologici;
·
lo
svolgimento delle attività di valutazione
dei rischi e di predisposizione
delle misure di prevenzione e protezione conseguenti;
·
lo
svolgimento delle attività di natura
organizzativa, quali emergenze, primo soccorso, gestione degli appalti,
riunioni periodiche di sicurezza, consultazioni dei rappresentanti dei
lavoratori per la sicurezza;
·
lo svolgimento
delle attività di sorveglianza sanitaria;
·
lo
svolgimento delle attività di informazione
e formazione dei lavoratori;
·
lo
svolgimento delle attività di vigilanza
con riferimento al rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in
sicurezza da parte dei lavoratori;
·
l’acquisizione
di documentazioni e certificazioni
obbligatorie di legge;
·
periodiche
verifiche dell’applicazione e dell’efficacia delle procedure adottate.
Ferma restando le previsioni di
carattere generale previste nel paragrafo 4.1.1. ovvero “Principi generali di comportamento prescritti nelle aree di attività a
rischio” e che si ritengono valide anche per le aree sensibili sotto
riportate e connesse alla sicurezza nei luoghi di lavoro, la presente sezione
prevede l’espresso obbligo, a carico degli Esponenti Aziendali in via diretta, e, tramite apposite
clausole contrattuali, a carico dei Collaboratori esterni e Partner, di:
1. osservare
tutte le leggi e regolamenti che disciplinano l’attività aziendale, con
particolare riferimento anche alle norme
antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro in
conformità alle Linee guida Uni-Inail
del 28 settembre 2001 o al British Standards OHSAS 18001/2007;
2. gestire
qualsiasi rapporto anche con la Pubblica Amministrazione al fine
dell’applicazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e
della salute sul lavoro, sulla base di criteri di massima correttezza e
trasparenza.
La presente sezione prevede,
conseguentemente, l’espresso divieto a carico degli Esponenti Aziendali in via
diretta, e a carico dei Collaboratori esterni e Partner tramite apposite
clausole contrattuali, di porre in essere:
1. comportamenti
tali da integrare le fattispecie di reato sopra considerate (artt. 25 septies del Decreto);
2. comportamenti
che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato
rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo;
3. qualsiasi
situazione di conflitto di interessi nei confronti della Pubblica Amministrazione
e/o nei confronti di qualunque autorità preposta in relazione a quanto previsto
dalle suddette ipotesi di reato.
Nell’ambito dei suddetti comportamenti, è
fatto divieto, in particolare, di:
§
effettuare
prestazioni
in favore di outsourcer, consulenti, partner e collaboratori in
generale che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto
contrattuale costituito con gli stessi, o in relazione al tipo di incarico da
svolgere ed alle prassi vigenti in ambito locale;
§
effettuare
elargizioni
in denaro o accordare vantaggi di qualsiasi natura (ad esempio la
promessa di assunzione) a funzionari pubblici;
§
distribuire
omaggi
e regali al di fuori di quanto previsto dalla prassi aziendale, vale a
dire, ogni forma di regalo eccedente le normali pratiche commerciali o di
cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella
conduzione di qualsiasi attività aziendale. In particolare, è vietata qualsiasi
forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari,
che possa influenzarne la discrezionalità o l’indipendenza di giudizio o
indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per l’azienda.
Al fine di prevenire l’attuazione dei comportamenti sopra
descritti:
§
i
rapporti
nei confronti della PA e con riferimento alle autorità preposte alla
vigilanza sulle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della
salute sul lavoro per le aree di attività a rischio devono essere gestiti in
modo unitario, individuando il responsabile per ogni operazione o pluralità di
operazioni (in caso di particolare ripetitività delle stesse) svolte nelle aree
di attività a rischio;
§
gli
incarichi
conferiti ai Collaboratori esterni a qualunque titolo questi vengano
fatti anche in materia di norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e
della salute sul lavoro, devono essere anch’essi redatti per iscritto, con
l’indicazione del compenso pattuito e devono essere proposti o verificati o
approvati da almeno due soggetti appartenenti ad ARCOBALEGNO;
§
nessun tipo di pagamento può esser effettuato in contanti
o in natura, al di sopra dei limiti
sopra definiti;
§
coloro
che svolgono
una funzione di controllo e supervisione su adempimenti connessi
all’espletamento delle suddette attività (pagamento di fatture, destinazione di
finanziamenti ottenuti dallo Stato o da organismi comunitari) devono porre
particolare attenzione sull’attuazione degli adempimenti stessi e riferire
immediatamente all’O.d.V. eventuali situazioni di irregolarità;
§
su
ogni singola attività sensibile è opportuno predisporre e formalizzare flow
chart procedurali con relativa evidenza dei controlli in essere ed
effettuare un monitoraggio periodico delle procedure al fine di ottenere un
aggiornamento tempestivo delle stesse, in virtù delle nuove esigenze normative.
4.1.2 Procedure specifiche per aree sensibili
Sono fatte salve le eventuali procedure
di maggiore tutela previste nell’ambito di ARCOBALEGNO per lo svolgimento di
attività nelle aree a rischio.
·
Processo di revisione ed aggiornamento
del Documento di Valutazione del Rischio ad opera dei responsabili addetti
(interni ed esterni) affinché sia conforme alle prescrizioni dettate ai sensi
del D.lgs. 81/2008
·
Processo di gestione dei rapporti con
la società esterna di consulenza incaricata di redigere il Documento di
Valutazione del Rischio al fine di ottenere la garanzia della conformità
sostanziale e formale alle norme in materia di sicurezza e di salute dei
lavoratori
·
Gestione dei rapporti con il
Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione, con il rappresentante dei
lavoratori per la sicurezza e con il Medico Competente con particolare
riferimento agli obblighi di formazione ed informazione previsti dall’articolo
36 e 37 del D.lgs. 81/2008
Il complesso delle procedure e prassi aziendali che già
oggi regolano le attività sensibili ed i processi di supporto dovrà essere
rivisto nell’ottica della prevenzione dei reati ed alla luce dei “principi di
controllo” sotto enunciati. Tali principi di controllo indicano i requisiti del
sistema organizzativo – procedurale, necessari per garantire una corretta
gestione, nel rispetto degli obiettivi di conformità alle
leggi/normative/procedure oltre che di efficacia ed efficienza.
Pertanto la prevenzione dei reati, tramite l’adozione di
tale Modello organizzativo, deve fondare i suoi presupposti:
§
sulla costante verifica circa il rispetto delle procedure interne e dei vari
livelli di controllo autorizzativi previsti;
§
sul
rafforzamento,
potenziamento e rimozione di alcuni punti critici che l’attuale struttura organizzativa
presenta e che tale Modello intende eliminare.
In particolare occorre procedere, per ciascuna delle aree
sensibili sopra riportate e relative alle norme antinfortunistiche e sulla
tutela dell’igiene e della salute sul lavoro, secondo le seguenti indicazioni:
o
protocollare
procedure che disciplinino le modalità
di partecipazioni da parte dei soggetti incaricati, alle ispezioni giudiziarie,
fiscali, amministrative e/o di vigilanza e le modalità di gestione dei
rapporti con i soggetti pubblici anche preposte alla sicurezza dei luoghi di
lavoro, alla tutela ambientale alle norme antinfortunistiche e sulla tutela
dell’igiene e della salute sul lavoro sia durante le ispezioni/controlli che
nelle fasi operative poste in essere al fine di ottenere autorizzazioni,
licenze o altro;
o
verificare
che, durante eventuali ispezioni giudiziarie, tributarie e amministrative e
quelle poste in essere dalle Autorità di Vigilanza di settore (quali ad esempio
quelle preposte alla verifica del
rispetto del D.lgs. 81/2008) nonché in ogni atto propedeutico alla richiesta di
autorizzazioni, licenze o altro, partecipino i soggetti a ciò espressamente
delegati (almeno due). Di tutto il procedimento relativo all’ispezione,
alla richiesta di autorizzazione e altro, devono essere redatti e conservati gli appositi
verbali. Nel caso in cui il verbale conclusivo evidenziasse criticità,
l’O.d.V. ne deve essere informato con nota scritta da parte del responsabile
della funzione coinvolta.
o
verificare
l’esistenza di eventuali conflitti d'interesse con
riferimento ai rapporti personali, patrimoniali, giuridici o altro in essere
con i soggetti fisici/giuridici della PA con cui il personale di ARCOBALEGNO
dovesse intrattenere rapporti con riferimento alle aree sensibili in esame
(ovvero sia durante le ispezioni/controlli sia durante la richiesta di
autorizzazioni, licenze, concessioni o altro, con particolare riferimento alle
norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro);
o
effettuare
controlli sulla documentazione prodotta (in
particolare Documento di Valutazione dei Rischi) anche da tecnici esterni
incaricati, con particolare riferimento ai seguenti rischi :
·
Rischi
di infortunio per movimentazione manuale dei carichi
·
Rischio
di infortunio per inspirazione di
polveri
· Rischio di infortunio
per utilizzi di macchinari
o
procedere
alla
tracciabilità e verificabilità ex post delle transazioni fatte con la
pubblica amministrazione tramite adeguati supporti documentali/informativi
anche con riferimento alle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene
e della salute sul lavoro ;
o
tutta
la comunicazione
in entrata ed uscita da e verso le autorità preposte in materia di norme
antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro, deve
avvenire in forma scritta e deve fare capo ad un unico referente delegato o
a quella figura professionale competente designata dall’Amministratore Delegato
a seguire quello specifico bando;
o
eventuali
contenziosi/contestazioni
devono essere portati immediatamente a conoscenza dell’Amministratore
Delegato e della funzione legale designata, nonché portati all’attenzione
all’OdV;
o
tutte
le richieste di supporto legale inoltrate dagli Esponenti Aziendali
devono essere notificate, per conoscenza, anche all’OdV;
o formalizzare a tal
fine controlli volti alla verifica dell'effettiva conoscenza e
programmi di formazione, sia del modello di organizzazione, controllo e
gestione che delle altre procedure aziendali di ARCOBALEGNO in materia di norme
antinfortunistiche, tutela dell’igiene e della salute sul lavoro, da parte di
tutte le funzioni aziendali. Effettuare programmi di informazione-formazione
periodica di amministratori, di soggetti apicali e dipendenti in genere sulla
sicurezza dei luoghi di lavoro e sui reati connessi al mancato rispetto delle
norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro e
relativi sistemi sanzionatori ed interdittivi. Effettuare incontri periodici
con i responsabili, anche esterni della sicurezza sui luoghi di lavoro al
fine di analizzare costantemente la capacità di tenere aggiornate nel tempo ed
in funzione delle novità normative le misure idonee alla sicurezza dei luoghi
di lavoro in generale;
o gli outsourcer, i
consulenti, i partner ed i collaboratori in generale, dedicati agli adempimenti
connessi alle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della
salute sul lavoro devono essere scelti con metodi trasparenti e secondo
specifica procedura aziendale che preveda l’approvazione finale da parte
dell’Amministratore Delegato;
o gli incarichi
conferiti ai Collaboratori esterni (per esempio tecnici per la preparazione
della documentazione tecnica propedeutica al fine del rinnovo delle
autorizzazione e licenze e al rispetto delle norme antinfortunistiche e sulla
tutela dell’igiene e della salute sul lavoro) devono essere anch’essi redatti
per iscritto, con
l’indicazione del compenso pattuito e devono essere proposti o verificati o
approvati da almeno due soggetti appartenenti ad ARCOBALEGNO;
o i contratti di cui
sopra devono contenere clausole standard circa
l’accettazione incondizionata da parte di costoro del Modello di cui al D.Lgs.
231/2001, istituito nell’ambito della Società;
o nei contratti con gli
outsourcer, i consulenti, i partner ed i collaboratori in genere deve essere
contenuta apposita dichiarazione dei medesimi con cui si affermi di
essere a conoscenza della normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e delle sue
implicazioni per la Società, di non essere mai stati implicati in procedimenti
giudiziari relativi ai reati nello stesso contemplati (o se lo sono stati,
devono comunque dichiararlo ai fini di una maggiore attenzione da parte della
Società in caso si addivenga all’instaurazione del rapporto di consulenza o
partnership), e di impegnarsi al rispetto del D.Lgs. 231/2001;
o nei contratti con gli
outsourcer, i consulenti, i partner e i collaboratori deve essere contenuta
apposita clausola che regoli le conseguenze della violazione da parte
degli stessi delle norme di cui al D.Lgs. 231/2001 (es. clausole risolutive
espresse, penali);
o nessun tipo di pagamento
può esser effettuato in contanti o in natura;
o le consulenze rese come
risultati degli incarichi conferiti, per esempio, ai tecnici, e
relativi anche ad attestazione circa il corretto e puntuale rispetto da parte
di ARCOBALEGNO delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e
della salute sul lavoro devono contenere solo elementi assolutamente veritieri.
A tal fine apposita liberatoria dovrà essere rilasciata ad ARCOBALEGNO sia
circa la correttezza della documentazione prodotta sia circa l’osservanza,
nella predisposizione e stesura della suddetta documentazione, delle norme di
massima chiarezza, completezza e accuratezza di informazioni indicate e da
inoltrare alle autorità preposte alla vigilanza del rispetto delle norme
antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro;
o
procedere
a verificare l’esistenza di eventuali conflitti d'interesse nella gestione
dei suddetti rapporti da parte sia dei consulenti coinvolti nella stesura e
redazione dei rapporti tecnici da inoltrare alle autorità competenti in materia
di rispetto delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della
salute sul lavoro che degli Esponenti Aziendali anche successivamente alla
gestione dei rapporti di cui sopra.
4.2.1
Principi generali di comportamento
prescritti nelle aree di attività a rischio
La presente sezione prevede l’espresso obbligo, a carico
degli Esponenti Aziendali
in via diretta, e, tramite apposite clausole contrattuali, a carico dei
Collaboratori esterni e Partner, di:
1.
una stretta osservanza di tutte le leggi e regolamenti che disciplinano
l’attività aziendale, con particolare riferimento alle attività che comportano
contatti e rapporti con la Pubblica Amministrazione e alle attività relative
allo svolgimento di una pubblica funzione o di un pubblico servizio;
2.
gestione di qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione sulla base di
criteri di massima correttezza e trasparenza.
La
presente sezione prevede, conseguentemente, l’espresso divieto a carico degli
Esponenti Aziendali in via diretta, e a carico dei Collaboratori esterni e
Partner tramite apposite clausole contrattuali, di porre in essere:
1.
comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato sopra considerate (artt.
24 e 25 del Decreto);
2.
comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé
fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano
potenzialmente diventarlo;
3.
qualsiasi situazione di conflitto di interessi nei confronti della Pubblica
Amministrazione in relazione a quanto previsto dalle suddette ipotesi di reato.
Nell’ambito dei
suddetti comportamenti, è fatto divieto, in particolare, di:
§
effettuare
prestazioni
in favore di outsourcer, consulenti, partner e collaboratori in
generale che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto
contrattuale costituito con gli stessi, o in relazione al tipo di incarico da
svolgere ed alle prassi vigenti in ambito locale;
§
effettuare
elargizioni
in denaro o accordare vantaggi di qualsiasi natura (ad esempio la
promessa di assunzione) a funzionari pubblici;
§
distribuire
omaggi
e regali al di fuori di quanto previsto dalla prassi aziendale, vale a
dire, ogni forma di regalo eccedente le normali pratiche commerciali o di
cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella
conduzione di qualsiasi attività aziendale. In particolare, è vietata qualsiasi
forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari,
che possa influenzarne la discrezionalità o l’indipendenza di giudizio o
indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per l’azienda. Come previsto dalle
politiche aziendali di ARCOBALEGNO, gli omaggi consentiti si caratterizzano
sempre per l’esiguità del loro valore. Tutti i regali offerti - salvo quelli di
modico valore - devono essere documentati in modo idoneo, per consentire
all’Organismo di Vigilanza di effettuare verifiche al riguardo.
Al fine di prevenire
l’attuazione dei comportamenti sopra descritti:
§
i
rapporti
nei confronti della PA per le aree di attività a rischio devono essere
gestiti in modo unitario, individuando il responsabile per ogni operazione o
pluralità di operazioni (in caso di particolare ripetitività delle stesse)
svolte nelle aree di attività a rischio;
§
vi deve essere una segregazione dei compiti fondata sulla separazione delle attività tra chi
autorizza, chi esegue e chi controlla;
§
i
poteri
di firma e autorizzativi devono essere chiaramente definiti all’interno
della Società;
§
vi
deve essere una tracciabilità di tutte le operazioni relative alle attività
sensibili e il processo di decisione, autorizzazione e sovolgimento della
attitivà sensibile deve essere verificabile ex
post attraverso la conservazione cartacea o digitale della documentazione;
§
gli
incarichi
conferiti ai Collaboratori esterni a qualunque titolo questi vengano
fatti, devono essere anch’essi redatti per iscritto, con l’indicazione del
compenso pattuito e devono essere proposti o verificati o approvati da almeno
due soggetti appartenenti a ARCOBALEGNO;
§
nessun tipo di pagamento può esser effettuato in contanti
o in natura, al di sopra dei limiti sopra definiti;
§
coloro
che svolgono
una funzione di controllo e supervisione su adempimenti connessi
all’espletamento delle suddette attività (pagamento di fatture, destinazione di
finanziamenti ottenuti dallo Stato o da organismi comunitari) devono porre
particolare attenzione sull’attuazione degli adempimenti stessi e riferire
immediatamente all’O.d.V. eventuali situazioni di irregolarità.
Sono
fatte salve le eventuali procedure di maggiore tutela previste nell’ambito di
ARCOBALEGNO per lo svolgimento di attività nelle aree a rischio.
4.2.2 Procedure
specifiche per aree sensibili
Il complesso delle
procedure e prassi aziendali che già oggi regolano le attività sensibili ed i
processi di supporto dovranno essere indirizzate nell’ottica della prevenzione
dei reati ed integrarsi con i “principi di controllo” sotto enunciati. Tali
principi di controllo indicano i requisiti del sistema organizzativo – procedurale,
necessari per garantire una corretta gestione, nel rispetto degli obiettivi di
conformità alle leggi/normative/procedure oltre che di efficacia ed efficienza.
Pertanto la
prevenzione dei reati, tramite l’adozione di tale Modello organizzativo, deve
fondare i suoi presupposti:
§
sulla costante verifica circa il rispetto delle procedure interne e dei vari
livelli di controllo autorizzativi previsti;
§
sul
rafforzamento,
potenziamento e rimozione di alcuni punti critici che l’attuale struttura organizzativa presenta
e che tale Modello intende eliminare.
In particolare occorre
procedere, per ciascuna delle aree sensibili sotto riportate, secondo le
seguenti indicazioni:
Rapporti occasionali con la Pubblica
Amministrazione:
1) Gestione dei rapporti con la P.A. per
gli aspetti che riguardano il rispetto della normativa vigente (sicurezza sul
luogo di lavoro, ambientale, urbanistica, edilizia, previdenziale, relativa ad
assunzioni obbligatorie e/o agevolate, alla prevenzione, alla sicurezza e igiene sul lavoro etc.) con
particolare riferimento ai controlli e alle ispezioni da parte della P.A.
2) Gestione dei rapporti con soggetti
pubblici, anche attraverso consulenti, per l’ottenimento di autorizzazioni,
licenze, concessioni per l’esercizio delle attività aziendali
Per
le due precedenti aree sensibili riportate è necessario:
§
protocollare
procedure che disciplinino le modalità di partecipazioni da parte dei soggetti
incaricati, alle ispezioni giudiziarie, fiscali, amministrative e/o di
vigilanza e le modalità di gestione dei rapporti con i soggetti pubblici anche
preposte alla sicurezza dei luoghi di lavoro e alla tutela ambientale sia
durante le ispezioni/controlli che nella fasi operative poste in essere al fine
di ottenere autorizzazioni, licenze o altro attraverso:
i) la definizione di
ruoli/responsabilità dei soggetti coinvolti con l’individuazione dei soggetti o
delle funzioni che intervengono nell’attività;
ii) regolamentazione delle fasi rilevanti
(quali: motivo della richiesta/richiesta e predisposizione della documentazione
necessaria, anche con l’ausilio di soggetti esterni/verifica della
documentazione e sottoscrizione della richiesta etc.) e tracciabilità delle
stesse;
iii) modalità di
archiviazione della documentazione rilevante;
§
verificare
che, durante eventuali ispezioni giudiziarie, tributarie e amministrative e
quelle poste in essere dalle Autorità di Vigilanza di settore (quali ad esempio
quelle preposte alla verifica del
rispetto del D.lgs. 81/08 e successive modifiche ex D.lgs. 123/2007, alle verifiche
tributarie, INPS, ai rapporti con le Asl e con i Comuni) nonché in ogni atto
propedeutico alla richiesta di autorizzazioni, licenze o altro, partecipino i soggetti
a ciò espressamente delegati. Di tutto il procedimento relativo
all’ispezione devono essere redatti e conservati gli appositi verbali.
Nel caso in cui il verbale conclusivo evidenziasse criticità, l’O.d.V. ne deve
essere informato con nota scritta da parte del responsabile della funzione
coinvolta;
§
la
partecipazione alle fasi ispettive deve essere svolta da almeno due
soggetti della Società, possibilmente appartenenti a funzioni
diverse;
§
effettuare
controlli sulla documentazione prodotta anche da tecnici esterni incaricati, per la
richiesta di ogni tipo di autorizzazione, licenza, concessione o altro;
§
procedere
alla
tracciabilità e verificabilità ex post delle transazioni fatte con la
pubblica amministrazione tramite adeguati supporti documentali/informativi;
§
tutta
la comunicazione
in entrata ed uscita da e verso la PA, deve avvenire in forma
scritta, deve essere corretta e veritiera e deve fare capo ad un unico
referente delegato o a quella figura professionale competente designata
dall’Amministrare Delegato;
§
eventuali
contenziosi/contestazioni
devono essere portati immediatamente a conoscenza dell’Amministratore
Delegato e della funzione legale designata, nonché portati all’attenzione
all’OdV;
§
tutte
le richieste di supporto legale inoltrate dagli Esponenti Aziendali
devono essere notificate, per conoscenza, anche all’OdV;
§
formalizzare
a tal
fine controlli volti alla verifica dell'effettiva conoscenza sia del
modello di organizzazione, controllo e gestione che le altre procedure
aziendali di ARCOBALEGNO da parte di tutte le funzioni aziendali anche tramite
programmi di informazione-formazione periodica di amministratori, di soggetti
apicali e dipendenti in genere sui reati contro la Pubblica Amministrazione e
relativi sistemi sanzionatori;
§
gli
outsourcer, i consulenti, i partner ed i collaboratori in generale devono
essere scelti con metodi trasparenti e secondo specifica procedura aziendale che
preveda l’approvazione finale da parte dell’Amministratore Delegato;
§
gli incarichi
conferiti ai Collaboratori esterni (per esempio tecnici per la preparazione
della documentazione tecnica propedeutica al fine del rinnovo delle
autorizzazione e licence etc..) devono essere anch’essi redatti per iscritto, con l’indicazione del compenso
pattuito e devono essere proposti o verificati o approvati da almeno due
soggetti appartenenti ad ARCOBALEGNO;
§
i
contratti di cui sopra devono contenere clausole standard circa
l’accettazione incondizionata da parte di costoro del Modello di cui al D.Lgs.
231/2001, istituito in ambito ARCOBALEGNO;
§
nei
contratti con gli outsourcer, i consulenti, i partner ed i collaboratori in
genere deve essere contenuta apposita dichiarazione dei medesimi
con cui si affermi di essere a conoscenza della normativa di cui al D.Lgs.
231/2001 e delle sue implicazioni per la Società, di non essere mai stati
implicati in procedimenti giudiziari relativi ai reati nello stesso contemplati
(o se lo sono stati, devono comunque dichiararlo ai fini di una maggiore
attenzione da parte della Società in caso si addivenga all’instaurazione del
rapporto di consulenza o partnership), e di impegnarsi al rispetto del D.Lgs.
231/2001;
§
nei
contratti con gli outsourcer, i consulenti, i partner e i collaboratori deve
essere contenuta apposita clausola che regoli le conseguenze
della violazione da parte degli stessi delle norme di cui al D.Lgs. 231/2001
(es. clausole risolutive espresse, penali);
§
nessun tipo di pagamento
può esser
effettuato in contanti o in natura;
procedere a
verificare l’esistenza di
eventuali conflitti d'interesse nella gestione dei suddetti rapporti con
la pubblica amministrazione. A tal proposito, si rende necessario verificare l’esistenza di
apposite dichiarazioni di cause di incompatibilità da parte degli
Esponenti Aziendali anche successivamente alla gestione dei rapporti di cui
sopra.
Rapporti indiretti con la Pubblica
Amministrazione
1) Gestione della liquidità e
contabilità
Con
riferimento a tale area sensibile è necessario:
§
verificare
la corrispondenza tra accordi, ordini di acquisto, fatturazioni, pagamenti
relativi anche alle somme da versare al fisco, agli enti previdenziali con una forte
attenzione alle autorizzazioni siglate dalle persone delegate a tale compito e
ai limiti di spesa a loro assegnati;
§
effettuare
controlli sui report gestionali, flussi finanziari e riconciliazioni bancarie;
§
effettuare
controlli sulla documentazione societaria e sulla fatturazione passiva;
§
formalizzare una procedura aziendale che determini: i) ruoli e responsabilità dei soggetti
coinvolti; ii) pianificazione dei budget di spesa di ciascuna funzione; iii)
tipologie di transazioni eseguibili direttamente dalle varie funzioni
aziendali; iv) controlli specifici e preventivi da applicarsi in casi,
tassativamente previsti, in deroga alla normale procedura (es. pagamenti
urgenti); v) regole per la gestione dei flussi finanziari che non rientrino nei
processi tipici aziendali e che presentino caratteri di estemporaneità e
discrezionalità;
§
verificare che al momento del pagamento del corrispettivo sia effettuata una valutazione di congruità con
riferimento al contratto o alla fattura.
2) Assegnazione/gestione degli incarichi
e delle consulenze esterne
Con
riferimento a tale area sensibile è necessario seguire le seguenti procedure:
§
verificare
la corretta applicazione della procedura con riferimento alla selezione
e valutazione del fornitore, ricezione e valutazione della offerta,
approvazione della stessa, fatturazione e relativa contabilizzazione dell’IVA;
§
verificare
che vi sia separazione di funzioni tra coloro che selezionano i consulenti
e coloro che ne controllano l’operato;
§
predisporre
l’archiviazione
di documenti giustificativi degli incarichi conferiti, con motivazione
e attestazione di inerenza e congruità, approvati da adeguato livello
gerarchico;
§
verificare che al momento del pagamento del corrispettivo sia effettuata una valutazione di congruità con riferimento
al contratto o alla fattura;
§
gli
outsourcer, i consulenti, i partner ed i collaboratori in generale devono
essere scelti con metodi trasparenti e secondo specifica procedura aziendale che
preveda l’approvazione finale da parte dell’Amministratore Delegato;
§
i
contratti tra ARCOBALEGNO e gli
outsourcer, i consulenti e i partner devono essere definiti per iscritto in
tutte le loro condizioni e termini e rispettare quanto indicato ai successivi
punti;
§
i
contratti di cui sopra devono contenere clausole standard circa
l’accettazione incondizionata da parte di costoro del Modello di cui al D.Lgs.
231/2001, istituito in ambito ARCOBALEGNO;
§
nei
contratti con gli outsourcer, i consulenti, i partner ed i collaboratori in
genere deve essere contenuta apposita dichiarazione dei medesimi
con cui si affermi di essere a conoscenza della normativa di cui al D.Lgs.
231/2001 e delle sue implicazioni per la Società, di non essere mai stati
implicati in procedimenti giudiziari relativi ai reati nello stesso contemplati
(o se lo sono stati, devono comunque dichiararlo ai fini di una maggiore
attenzione da parte della Società in caso si addivenga all’instaurazione del
rapporto di consulenza o partnership), e di impegnarsi al rispetto del D.Lgs.
231/2001;
§
nei
contratti con gli outsourcer, i consulenti, i partner e i collaboratori deve
essere contenuta apposita clausola che regoli le conseguenze
della violazione da parte degli stessi delle norme di cui al D.Lgs. 231/2001
(es. clausole risolutive espresse, penali);
§
nei
contratti con gli outsourcer, i consulenti, i partner e con i collaboratori in
generale che intrattengono materialmente i rapporti con la Pubblica
Amministrazione per conto di ARCOBALEGNO, deve essere conferito potere in tal senso con apposita clausola contrattuale.
3) Gestione dei rapporti con
l’amministrazione finanziaria
Con
riferimento a tale area sensibile è necessario:
§
protocollare
procedure che disciplinino la partecipazioni alle ispezioni giudiziarie,
fiscali, amministrative e/o di vigilanza;
§
che,
durante eventuali ispezioni giudiziarie, tributarie e amministrative e quelle
poste in essere dalle Autorità di Vigilanza di settore (quali ad esempio quelle
preposte al rispetto della D.lgs. 81/08, alle verifiche tributarie, INPS),
partecipino i soggetti a ciò espressamente delegati (almeno due). Di tutto il
procedimento relativo all’ispezione devono essere redatti e conservati gli appositi
verbali. Nel caso in cui il verbale conclusivo evidenziasse criticità,
l’O.d.V. ne deve essere informato con nota scritta da parte del responsabile
della funzione coinvolta.
4) Gestione affari legali ed attività
giudiziale e stragiudiziale
Con
riferimento a tale area sensibile è necessario:
§
verificare
il rispetto dei poteri autorizzativi, delle deleghe, delle procure, dei
possibili conflitti d’interesse soprattutto nelle persone che conducono
incontri e/o intrattengono rapporti con la P.A. tramite interventi a campione
sulla documentazione siglata;
§
verificare
le modalità di trasmissione di documenti all’interno degli Organi della Società.
Tutta la documentazione deve essere siglata dal personale responsabile secondo
quanto previsto dai poteri di firma definiti.
5) Gestione dell’omaggistica e delle
donazioni nei confronti dei soggetti pubblici
Con
riferimento a tale area sensibile è necessario:
§
formalizzare una procedura aziendale per la gestione degli omaggi, delle iniziative
promozionali e pubblicitarie, delle donazioni e delle spese di rappresentanza
con previsione, fra l’altro, di quanto di seguito indicato: i) definizione di
ruoli/responsabilità dei soggetti coinvolti; ii) indicazione di limiti di
valore degli omaggi, delle donazioni, delle spese di rappresentanza e
promozionali; iii) criteri di selezione che regolano in maniera chiara e
precisa l’individuazione delle iniziative finanziate; iv) conservazione della
documentazione rilevante; v) redazione
di un elenco dei soggetti cui vengono inviati omaggi, effettuate donazioni o a
favore dei quali vengono sostenute spese di rappresentanza con specifica
indicazione dei soggetti riconducibili alla P.A. e dell’omaggio o spesa di
rappresentanza relativi a ciascun beneficiario;
§
prevedere
l’obbligo di una specifica autorizzazione ad effettuare omaggi, a concludere
contratti pubblicitari e di sponsorizzazione e a sostenere spese di rappresentanza;
§
vietare elargizioni in denaro o accordare vantaggi di
qualsiasi natura (ad esempio la promessa di assunzione) a funzionari
pubblici incaricati anche dei controlli in ambito norme antinfortunistiche e
sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro;
§
procedere
alla verifica dell’effettiva conoscenza del Modello e dei programmi di
formazione-informazione sulle disposizioni di cui al Decreto in capo a
tutti i Collaboratori in generale della Società;
§
vietare la distribuzione di omaggi e regali al di fuori di
quanto previsto dalla procedura aziendale. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a
funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari, che possa
influenzarne la discrezionalità o l’indipendenza di giudizio o indurre ad
assicurare un qualsiasi vantaggio per l’azienda;
§
verificare
che le spese per omaggi nonché le spese di rappresentanza e promozionali
rientrino nell’ambito del budget annuale approvato per le
attività promozionali con riferimento allo specifico settore di business;
§
verificare il rispetto dei principi e delle procedure già previste all’interno
del codice
etico.
6) Gestione delle assunzioni e del
sistema premiante
Con
riferimento a tale area sensibile è necessario:
§
formalizzare una procedura aziendale per l’assunzione del personale con previsione, fra
l’altro, di quanto di seguito indicato: i) criteri di selezione dei candidati
oggettivi e trasparenti (ad esempio, voto di laurea/diploma, conoscenza di
lingue straniere, precedenti esperienze professionali, ecc.); ii) eventuali
rapporti del candidato con soggetti appartenenti alla P.A., al fine di evitare
conflitti di interesse; iii) definizione di ruoli e responsabilità dei soggetti
coinvolti con intervento di due soggetti nella selezione del candidato e nella
valutazione/promozione del dipendente; iv) modalità di archiviazione della
documentazione rilevante;
§
predisporre l’archiviazione
di documenti giustificativi del processo di selezione/assunzione/promozione, con
motivazione e attestazione di inerenza e congruità, approvati
da adeguato livello gerarchico;
§
definire sistemi
premianti che includano obiettivi predeterminati, misurabili e non “sfidanti”, nonché l’intervento
di più funzioni
nella definizione dei piani di incentivazione e nella selezione dei relativi
beneficiari.
4.3.1
Principi generali di comportamento
prescritti nelle aree di attività a rischio
La presente sezione prevede l’espresso
divieto a carico dei Destinatari di:
- porre in essere, collaborare o dare
causa alla realizzazione di comportamenti tali da integrare le fattispecie di
reato sopra considerate (art. 25-ter del Decreto);
- porre in essere, collaborare o dare
causa alla realizzazione di comportamenti che, sebbene risultino tali da non
costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra
considerate, possano potenzialmente diventarlo.
La presente sezione prevede,
conseguentemente, l’espresso obbligo a
carico dei Destinatari di conoscere e rispettare:
o
i
principi di Corporate Governance approvati dagli Organi Sociali di
ARCOBALEGNO che rispecchiano le normative applicabili e le best practices internazionali;
o
il
sistema
di controllo interno, e quindi le procedure aziendali, la
documentazione e le disposizioni inerenti la struttura gerarchico-funzionale
aziendale ed organizzativa della Società ed il sistema di controllo di gestione;
o
le
norme interne inerenti il sistema amministrativo, contabile,
finanziario, di reporting;
o
le
norme interne inerenti l’uso ed il funzionamento del sistema informativo di
ARCOBALEGNO;
o
in
generale, la normativa applicabile.
Nell’ambito dei suddetti comportamenti, è
tassativamente imposto di:
o
tenere un comportamento corretto, trasparente e
collaborativo, nel rispetto delle
norme di legge e delle procedure aziendali interne, in tutte le attività
finalizzate alla formazione del bilancio d’esercizio, reporting package e
delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci ed ai terzi una
informazione veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e
finanziaria della Società;
o
tenere un comportamento corretto e trasparente, assicurando un pieno
rispetto delle norme di legge e regolamenti, nonché delle procedure aziendali
interne, nell’acquisizione, elaborazione e comunicazione dei dati e delle informazioni
necessarie per consentire un fondato giudizio sulla situazione patrimoniale,
economica e finanziaria della Società e sull’evoluzione delle relative
attività;
o
osservare rigorosamente tutte le norme poste dalla legge a tutela
dell’integrità ed effettività del capitale sociale, al fine di non ledere le
garanzie dei creditori e dei terzi in genere;
o
assicurare il regolare funzionamento della Società e degli organi
sociali garantendo ed agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione
della Società stessa;
o
astenersi dal porre in essere operazioni simulate o
altrimenti fraudolente, nonché dal
diffondere notizie false o non corrette, idonee a provocare una sensibile
distorsione dei risultati economici/patrimoniali e finanziari conseguiti da
ARCOBALEGNO;
o
effettuare con tempestività, correttezza e buona
fede tutte le comunicazioni previste dalla legge e dai regolamenti nei
confronti delle Autorità Pubbliche anche di vigilanza e controllo, non
frapponendo alcun ostacolo all’esercizio delle funzioni di vigilanza da queste
esercitate.
Nell’ambito dei
suddetti comportamenti, è inoltre fatto divieto, in
particolare, di:
o
rappresentare o trasmettere per l’elaborazione del bilancio
d’esercizio di reporting package, di relazioni e prospetti o di altre
comunicazioni sociali, dati falsi, lacunosi o, comunque,
non rispondenti alla realtà, sulla situazione economica, patrimoniale e
finanziaria della Società;
o
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione
economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
o
restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi
dall’obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di legittima riduzione del
capitale sociale;
o
ripartire utili o acconti su utili non effettivamente
conseguiti o destinati per legge a riserva;
o
effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o
scissioni, in violazione delle disposizioni di
legge a tutela dei creditori, provocando ad essi un danno;
o
procedere a formazione o aumenti fittizi del capitale
sociale, attribuendo quote o azioni per un
valore inferiore al loro valore nominale in sede di aumento del capitale
stesso;
o
porre
in essere comportamenti che impediscano materialmente, mediante
l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, o che comunque
ostacolino lo svolgimento dell’attività di controllo e di revisione da parte
dell’incaricato del controllo contabile ai sensi degli artt. 2409 e ss del
codice civile;
o
omettere di effettuare, con la dovuta completezza,
accuratezza e tempestività, tutte le segnalazioni
periodiche previste dalle leggi e dalla normativa applicabile cui è
soggetta la Società;
o
esporre nelle predette comunicazioni e trasmissioni fatti
non rispondenti al vero, ovvero occultare fatti rilevanti relativi alle
condizioni economiche, patrimoniali o finanziarie della Società;
o
porre in essere qualsiasi comportamento che sia di
ostacolo all’esercizio delle funzioni di
vigilanza anche in sede di ispezione da parte delle Autorità pubbliche (Gdf,
Ispettorato del Lavoro, etc...) quali per esempio: espressa opposizione,
rifiuti pretestuosi, o anche comportamenti ostruzionistici o di mancata
collaborazione, quali ritardi nelle comunicazioni nella messa a disposizione di
documenti, ritardi nelle riunioni per tempo organizzate.
Inoltre si rendono necessari i seguenti presidi
integrativi:[38]
o
attivazione
di un programma di formazione - informazione periodica del personale
interessato sulle regole di Corporate Governance e sui reati
societari;
o
previsione
di riunioni
periodiche tra le funzioni preposte al controllo della Società e l’O.d.V.
per verificare l’osservanza della disciplina in tema di normativa societaria e
di Corporate Governance (anche con
l’ottenimento di specifiche lettere di attestazione);
o
trasmissione
alle funzioni
deputate al controllo della Società, con congruo anticipo, di tutti i
documenti relativi agli argomenti posti all’ordine del giorno delle riunioni
degli Organi Sociali o sui quali esso debba esprimere un parere ai sensi di
legge;
o
formalizzazione
e/o aggiornamento
di regolamenti interni e procedure, aventi ad oggetto
l’osservanza della normativa societaria, statutaria, il regolare
funzionamento dell’Assemblea, le regole di corporate governance e i
modelli deontologici specifici di settore;
o
formalizzazione di controlli sui meccanismi di ricompensa
intrinseca ed estrinseca (controlli sui
sistemi di remunerazione, formazione degli MBO e possibilità di moral hazard.
Esempio: la necessità di raggiungere un certo risultato al fine della
percezione della parte variabile della retribuzione, potrebbe spingere una
funzione apicale passibile dei rischi di cui alla presente parte a falsificare
certi risultati di bilancio o di area di bilancio - attraendo possibili
capitali da terzi erroneamente informati circa la bontà dei risultati raggiunti
dalla Società – dunque vantaggi per la Società – e raggiungendo al tempo stesso
i propri obiettivi MBO);
o
formalizzazione
di procedure chiare ed esaustive che disciplinino le operazioni straordinarie
(fusioni, acquisizioni, scissioni, aggregazioni, merger and acquisition).
4.3.2
Procedure specifiche per aree
sensibili
Ai fini dell’attuazione delle regole elencate al
precedente paragrafo, devono rispettarsi, oltre ai principi generali contenuti
nel presente Modello, le procedure specifiche qui di seguito descritte per le
singole aree sensibili.
1)
Predisposizione dei bilanci di esercizio, relazioni e altre comunicazioni
sociali previste dalla legge (presentazione dei dati, elaborazione ed
approvazione)
Le suddette comunicazioni e/o documenti (per esempio bilanci
d’esercizio, reporting package) devono essere redatti in base a
specifiche procedure aziendali che:
§
determinino con chiarezza e completezza i dati e le
notizie che ciascuna funzione deve fornire, i
criteri contabili per l’elaborazione dei dati (esempi: criteri seguiti nella
valutazione di poste di bilancio aventi natura estimativa quali i crediti e il
loro presumibile valore di realizzo, il fondo rischi ed oneri, la
capitalizzazioni di intangible, di impairment test sulle poste di bilancio tra
le quali anche le immobilizzazioni materiali quali gli impianti e macchinari e
gli stabilimenti nel loro complesso, i dividendi, il fondo imposte e tasse, la
fiscalità anticipata ed i suoi presupposti, i criteri di riconoscimento dei
ricavi, la valutazione delle rimanenze finali di materie prime, semilavorati e
prodotti finiti) e la tempistica per la loro consegna alle funzioni
responsabili;
§
prevedano
la trasmissione
di dati ed informazioni alla funzione responsabile attraverso un sistema (anche
informatico) che consenta la tracciatura dei singoli passaggi e
l’identificazione dei soggetti che inseriscono i dati nel sistema;
§
prevedano
incontri
e/o scambi di informazioni periodici con gli eventuali outsourcer contabili,
fiscali etc.. al fine di verificarne la regolare e costante
professionalità nella gestione del servizio e nella redazione dei documenti
contabili;
§
utilizzino
informazioni
previsionali condivise dalle funzioni coinvolte ed approvate dagli
Organi Sociali;
§
verifichino
le modalità
di ufficializzazione esterne delle decisioni collegiali ed in generale
di tutte le informazioni veicolate anche tramite organi di stampa, interviste
etc… ed alle modalità con le quali vengono archiviate le corrispondenze in
entrata ed uscita tra ARCOBALEGNO e gli organi esterni.
2)
Gestione delle operazioni societarie
La gestione delle operazioni societarie deve essere svolta
in base a specifiche procedure aziendali che prevedano:
§
la
formalizzazione di controlli sul regolare funzionamento delle Assemblee in
base allo Statuto della Società;
§
il
verificare il rispetto delle regole interne di corporate governance, del codice
etico;
§
controlli sulla trasmissione dei report gestionali economici e
finanziari all'Alta Direzione, sui flussi finanziari e sulle riconciliazioni
bancarie, in base a quanto previsto dal sistema di controllo di gestione e dai
relativi indicatori gestionali passibili anche di anomalie nel
funzionamento delle regole di buon governo societario;
§
controlli
sull'osservanza
delle norme di massima collaborazione, chiarezza, completezza e
accuratezza di informazioni fornite da tutti i componenti lo staff
amministrativo nella redazione del bilancio individuale;
§
controlli
sull’effettiva attività di formazione continua almeno di base sulle principali
nozioni di bilancio;
§
controlli
volti alla verifica dell'effettiva conoscenza sia del Modello di
organizzazione, da parte di tutte le funzioni aziendali anche tramite programmi
di informazione-formazione periodica di amministratori, soggetti apicali e
dipendenti in genere sui reati in materia societaria, e relativi sistemi
sanzionatori;
§
controlli
sul
sistema di comunicazione anche esterno in cui si renda manifesto al
mercato e ai principali interlocutori di ARCOBALEGNO, che è stato adottato
l'apposito modello 231/2001 per la prevenzione dei reati previsti dalla norma e
che dunque venga fortemente enfatizzata l'eticità di ARCOBALEGNO;
§
controlli
sul
sistema di comunicazione all'esterno delle deleghe e procure e verifica
del loro rispetto, sui poteri autorizzativi, conflitti
d’interesse e parti correlate;
§
controlli
sull’attuazione
di tutti gli interventi di natura organizzativo - contabile necessari
ad estrarre i dati e le informazioni per la corretta compilazione dei documenti
contabili ed il loro puntuale invio alle Autorità Pubbliche secondo le modalità
ed i tempi stabiliti dalla normativa applicabile;
§
controlli
sull’adeguata
formalizzazione delle procedure in oggetto e successiva documentazione
dell’esecuzione degli adempimenti in esse previsti;
§
previsione
di attività di riporto direttamente all’Assemblea (organo
ultimo deputato al controllo del CdA) di fatti anomali riscontrati
nell’esperimento delle attività di verifica anche in capo agli Organi Sociali
(sia individualmente che collegialmente presi).
5.1
Principi generali
La Società e i suoi organi
conformano la loro attività, ai principi di corretta gestione societaria e
imprenditoriale, nonché a quelli stabiliti dal Codice Etico.
Tale sistema di governo societario
è orientato:
-
alla massimizzazione del valore degli azionisti;
-
alla qualità del servizio ai clienti;
-
alla trasparenza nei confronti del mercato.
Ruolo del Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione ha
il potere e il dovere di dirigere l’impresa sociale, perseguendo l’obiettivo
primario della creazione di valore per il socio; a tal fine assume tutte le
decisioni necessarie o utili per attuare l’oggetto della Società.
Poteri del
Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione ai
sensi di statuto esercita tutti i poteri di ordinaria e straordinaria
amministrazione, esercitando il generale potere di indirizzo e di controllo
sull’attività della Società e sull’esercizio dell’impresa sociale; in
particolare:
a) esamina ed approva i piani
strategici, industriali e finanziari della Società;
b) valuta ed approva il budget annuale della Società;
c) esamina ed approva le
operazioni – compresi gli investimenti e i disinvestimenti – che, per loro
natura, rilievo strategico, entità o impegni che possono comportare, abbiano
incidenza notevole sull’attività della Società;
d) verifica l’adeguatezza dell’assetto
organizzativo ed amministrativo generale della Società;
e) redige ed adotta le regole di corporate governance della Società;
f) attribuisce e revoca le deleghe
agli Amministratori, definendo i limiti, le modalità di esercizio e la
periodicità, di norma non superiore al semestre, con la quale gli organi
delegati devono riferire al Consiglio circa l’attività svolta nell’esercizio
delle deleghe loro conferite;
j) determina, sentito il parere
del Collegio Sindacale se esistente, la remunerazione degli Amministratori
Delegati e di quelli che ricoprono particolari cariche nonché, qualora non vi
abbia già provveduto l’Assemblea, la suddivisione del compenso globale
spettante ai singoli membri del Consiglio;
k) vigila sul generale andamento
della gestione, con particolare attenzione alle situazioni di conflitto di
interessi, tenendo in considerazione, in particolare, le informazioni ricevute
dagli Amministratori Delegati, nonché confrontando periodicamente i risultati
conseguiti con quelli programmati;
l) esercita gli altri poteri ad
esso attribuiti dalla legge e dallo Statuto.
Doveri
degli Amministratori
Gli Amministratori apportano alla
Società le specifiche professionalità di cui sono dotati; conoscono i compiti e
le responsabilità della carica; dedicano ad essa il tempo necessario;
deliberano in modo informato; mantengono riservate le informazioni acquisite in
ragione dell’ufficio ricoperto. Il Presidente e gli Amministratori Delegati
informano il Consiglio delle principali novità legislative e regolamentari che
riguardano la Società e gli organi sociali.
Composizione
del Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione è
composto di Amministratori esecutivi (per tali intendendosi gli Amministratori
Delegati, ivi compreso il Presidente, quando allo stesso vengono attribuite
deleghe, nonché gli Amministratori che ricoprono funzioni direttive nella
Società) e da Amministratori non esecutivi con funzioni consultive .
A comporre il Consiglio di
Amministrazione sono chiamati soggetti che per specifiche competenze sono in
grado di contribuire all’assunzione di deliberazioni valutate in ogni loro
aspetto e pienamente motivate.
In caso di nomina di procuratori,
agli stessi debbono essere conferiti poteri specifici in ottemperanza al
principio della segregazione dei poteri.
Presidente
del Consiglio di Amministrazione
Il Presidente del Consiglio di
Amministrazione, ferme restando le previsioni statutarie:
a) convoca le riunioni del
Consiglio di Amministrazione, ne determina l’ordine del giorno e, in preparazione
delle riunioni, trasmette ai Consiglieri, con la necessaria tempestività tenuto
conto delle circostanze del caso, la documentazione idonea a permettere
un’informata partecipazione ai lavori dell’organo collegiale;
b) regola lo svolgimento delle
riunioni e delle votazioni;
c) provvede a che il Consiglio sia
regolarmente informato sui fatti di maggior rilievo intervenuti e, almeno
semestralmente, anche sull’andamento generale della Società;
Riunioni
del Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione si
riunisce periodicamente, con cadenza almeno semestrale, e comunque ogni qual
volta lo richieda, a giudizio del Presidente, l’interesse della Società; si
riunisce altresì su iniziativa dei Consiglieri e dei Sindaci se nominati, ai
sensi di legge e di Statuto.
Le riunioni del Consiglio sono
presiedute dal Presidente, il quale si avvale della collaborazione del
Segretario, che può essere anche esterno al Consiglio di Amministrazione.
Ogni Consigliere ha facoltà di
proporre argomenti di discussione per le riunioni del Consiglio; spetta al
Consiglio decidere se e quando l’argomento sarà fatto oggetto di esame.
Deleghe
Il Consiglio di Amministrazione
attribuisce a uno o più suoi componenti deleghe, determinandone l’oggetto e i
limiti, e può in ogni momento revocarle.
Il Consiglio di Amministrazione
può attribuire a suoi componenti particolari incarichi, definendone oggetto,
limiti e durata.
Controllo
interno
Il sistema di controllo interno
della Società è un processo volto ad assicurare l’efficienza della gestione
societaria ed imprenditoriale; la sua conoscibilità e verificabilità;
l’affidabilità dei dati contabili e gestionali; il rispetto delle leggi e dei
regolamenti di ogni fonte e la salvaguardia dell’integrità aziendale, anche al
fine di prevenire frodi a danno della Società, dei Soci e dei Creditori
sociali.
La Società adotta un sistema di
controllo interno in conformità alle disposizioni del Gruppo Larson-Juhl.
Operazioni con parti correlate
L’attività svolta dalla Società è
informata a principi di correttezza e di trasparenza. A tal fine, le operazioni
con parti correlate rispettano criteri di correttezza sostanziale e
procedurale.
Assemblee
La Società incoraggia e facilita
la partecipazione dei soci alle Assemblee, in particolare fornendo ogni
informazione e tutti i documenti necessari per un’agevole e consapevole
partecipazione all’Assemblea.
In linea di principio, il sistema di deleghe e procure
deve essere caratterizzato da elementi di “sicurezza” ai fini della
prevenzione dei reati (rintracciabilità ed evidenziabilità delle operazioni
sensibili) e, nel contempo, consentire comunque la gestione efficiente
dell’attività aziendale.
Si intende per “delega” quell’atto
interno di attribuzione di funzioni e compiti, riflesso nel sistema di
comunicazioni organizzative e per “procura ” il negozio giuridico
unilaterale con cui la società attribuisce dei poteri di rappresentanza nei
confronti dei terzi.
Ai titolari di una funzione aziendale
(generalmente dirigenti non facenti parte del consiglio di amministrazione) che
necessitano, per lo svolgimento dei loro incarichi, di poteri di rappresentanza
viene conferita una “procura generale funzionale” di estensione adeguata e coerente
con le funzioni ed i poteri di gestione attribuiti al titolare attraverso la
“delega”.
I requisiti essenziali del sistema di deleghe,
ai fini di un’efficace prevenzione dei reati sono i seguenti:
§
le
deleghe devono coniugare ciascun potere di gestione alla relativa
responsabilità e ad una posizione adeguata nell’organigramma ed essere
aggiornate in conseguenza dei mutamenti organizzativi,
§
ciascuna
delega deve definire in modo specifico ed inequivoco:
-
i
poteri
del delegato.
-
Il
soggetto
(organo o individuo) cui il delegato riporta gerarchicamente.
-
I
poteri
gestionali assegnati con le deleghe e la loro attuazione devono essere
coerenti con gli obiettivi aziendali.
-
Il
delegato deve disporre di poteri di spesa adeguati alle
funzioni conferite al delegato.
I requisiti essenziali del sistema di
attribuzione delle procure, ai fini di un’efficace prevenzione dei
reati sono i seguenti:
§
le
procure
generali funzionali sono conferite esclusivamente a soggetti dotati di
delega interna che descriva i relativi poteri di gestione e, ove necessario, sono
accompagnate da apposita comunicazione che fissi l’estensione di poteri di
rappresentanza ed eventualmente fissi anche i limiti di spesa;
una procedura ad hoc deve disciplinare modalità e
responsabilità per garantire un aggiornamento tempestivo delle procure,
stabilendo i casi in cui le stesse devono essere attribuite, modificate e
revocate (es. assunzione di nuove responsabilità, trasferimento a diverse
mansioni incompatibili con quelle per cui era stata conferita, dimissioni,
licenziamento, etc.).
L’O.d.V.
verifica
periodicamente, con il supporto delle altre funzioni competenti, il sistema
di deleghe e procure in vigore e la loro coerenza con tutto il sistema
delle comunicazioni organizzative (tali sono quei documenti interni all’azienda
con cui vengono conferite le deleghe), raccomandando eventuali modifiche nel
caso in cui il potere di gestione e/o la qualifica non corrisponda ai poteri di
rappresentanza conferiti al procuratore o vi siano altre anomalie.
Nel caso di verificarsi di ipotesi di
reati previsti, il Decreto
pone come condizione per la concessione dell’esimente dalla responsabilità
amministrativa che sia stato affidato a un organismo dell’Ente (dotato di
autonomi poteri di iniziativa e di controllo) il compito di vigilare sul
funzionamento e l’osservanza del Modello, nonché di curarne l’aggiornamento.
6.1
Identificazione, nomina e requisiti
dell’Organismo di Vigilanza
In attuazione di quanto previsto dal D.
Lgs. 231/01, l’organismo a cui affidare tale compito è stato individuato nella società
PROFESSIONAL GOVERNANCE OVERVIEW come da delibera del Consiglio di
Amministrazione del 17/03/2009.
L’incarico di membro dell’Organismo di
Vigilanza avrà durata di 3 esercizi, rinnovabili a ciascuna scadenza. La revoca
di tale incarico, di competenza del Consiglio di Amministrazione, sarà ammessa:
§
in tutti
i casi in cui la legge ammette la risoluzione, ad iniziativa del datore di
lavoro, del rapporto di lavoro dipendente;
§
per
motivi connessi all’inadempimento specifico, sia esso doloso o colposo, agli
obblighi di cui all’incarico (ad esempio infedeltà, negligenza, inefficienza,
etc.);
§
nei casi
di impossibilità sopravvenuta;
§
allorquando
vengono meno in capo ai membri i requisiti di cui al punto successivo;
§
allorquando
cessi il rapporto di dipendenza/collaborazione con la Società ad iniziativa del
membro dell’organo.
Possono essere nominati membri
dell’Organismo di Vigilanza, soltanto coloro che presentino i seguenti
requisiti:
di onorabilità;
di professionalità;
di indipendenza;
di autonomia.
Ai fini dell’attestazione dei requisiti
di onorabilità, il membro non deve essere stato condannato con sentenza passata
in giudicato per alcuno dei reati previsti dal D. Lgs. 231/01.
6.2
Funzioni e poteri dell’Organismo di
Vigilanza
All’Organismo di Vigilanza è affidato
il compito di vigilare sull’:
·
effettività
del Modello: ossia vigilare affinché i comportamenti posti in essere
all’interno dell’Azienda corrispondano al Modello predisposto;
·
efficacia
del Modello: ossia verificare che il Modello predisposto sia concretamente
idoneo a prevenire il verificarsi dei reati previsti dal Decreto e dalle
successive leggi che ne estendano il campo di applicazione;
·
opportunità
di aggiornamento del Modello al fine di adeguarlo ai mutamenti ambientali e
alle modifiche della struttura aziendale.
Su di un piano più operativo è affidato
all’Organismo di Vigilanza il compito di:
·
verificare
periodicamente la mappa delle aree a rischio reato (o “attività sensibili”), al
fine di adeguarla ai mutamenti dell’attività e/o della struttura aziendale. A
tal fine, all’Organismo di Vigilanza devono essere segnalate da parte del
management e da parte degli addetti alle attività di controllo nell’ambito
delle singole funzioni, le eventuali situazioni che possono esporre l’Azienda a
rischio di reato. Tutte le comunicazioni devono essere esclusivamente in forma
scritta;
·
effettuare
periodicamente, anche utilizzando professionisti esterni, verifiche volte
all’accertamento di quanto previsto dal Modello, in particolare assicurare che
le procedure e i controlli previsti siano posti in essere e documentati in
maniera conforme e che i principi etici siano rispettati. Si osserva, tuttavia,
che le attività di controllo sono demandate alla responsabilità primaria del
management operativo e sono considerate parte integrante di ogni processo
aziendale (cd. “controllo di linea”), da cui l’importanza di un processo
formativo del personale;
·
verificare
l’adeguatezza ed efficacia del Modello nella prevenzione dei reati di cui al
Decreto;
·
effettuare
periodicamente verifiche mirate su operazioni o atti specifici posti in essere,
sopratutto, nell’ambito delle attività sensibili i cui risultati devono essere
riassunti in un apposito rapporto il cui contenuto sarà esposto nel corso delle
comunicazioni agli organi societari;
·
coordinarsi
con le altre funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per uno
scambio di informazioni per tenere aggiornate le aree a rischio reato/sensibili
per:
o
tenere
sotto controllo la loro evoluzione al fine di realizzare il costante
monitoraggio;
o
verificare
i diversi aspetti attinenti l’attuazione del Modello (definizione di clausole
standard, formazione del personale, cambiamenti normativi e organizzativi,
ecc.);
o
garantire
che le azioni correttive necessarie a rendere il Modello adeguato ed efficace
siano intraprese tempestivamente;
·
raccogliere,
elaborare e conservare tutte le informazioni rilevanti ricevute nel rispetto
del Modello. A tal fine, l’Organismo di Vigilanza ha libero accesso a tutta la
documentazione aziendale rilevante e deve essere costantemente informato dal
management:
a) sugli
aspetti dell’attività aziendale che possono esporre l’Azienda al rischio
conseguente alla commissione di uno dei reati previsti dal Decreto;
b) sui
rapporti con Consulenti e Partner;
·
promuovere
iniziative per la formazione e comunicazione sul Modello e predisporre la
documentazione necessaria a tal fine, coordinandosi con il responsabile della
formazione;
·
interpretare
la normativa rilevante e verificare l’adeguatezza del sistema di controllo
interno in relazione a tali prescrizioni normative;
·
riferire
periodicamente all’Amministratore Delegato, al Consiglio di Amministrazione e
al Collegio Sindacale in merito all’attuazione delle politiche aziendali per
l’attuazione del Modello.
La struttura così identificata deve
essere in grado di agire nel rispetto dell’esigenza di recepimento, verifica e
attuazione dei Modelli richiesti dall’art. 6 del Decreto, ma anche,
necessariamente, rispetto all’esigenza di costante monitoraggio dello stato di
attuazione e della effettiva rispondenza degli stessi modelli alle esigenze di
prevenzione che la legge richiede. Tale attività di costante verifica deve
tendere in una duplice direzione:
·
qualora
emerga che lo stato di attuazione degli standard operativi richiesti sia
carente, è compito dell’Organismo di Vigilanza adottare tutte le iniziative
necessarie per correggere questa “patologica” condizione. Si tratterà, allora,
a seconda dei casi e delle circostanze, di:
o
sollecitare
i responsabili delle singole unità organizzative al rispetto del Modello di
comportamento;
o
indicare
direttamente quali correzioni e modificazioni debbano essere apportate alle
ordinarie prassi di attività;
o
segnalare
i casi più gravi di mancata attuazione del Modello ai responsabili e agli
addetti ai controlli all’interno delle singole funzioni.
·
qualora,
invece, dal monitoraggio dello stato di attuazione del Modello emerga la
necessità di adeguamento, sarà proprio l’Organismo in esame a doversi attivare
per garantire i tempi e forme di tale adeguamento.
A tal fine, come anticipato,
l’Organismo di Vigilanza deve avere libero accesso alle persone e a tutta la
documentazione aziendale e la possibilità di acquisire dati e informazioni
rilevanti dai soggetti responsabili. Infine, all’Organismo di Vigilanza devono
essere segnalate tutte le informazioni come di seguito specificato.
L’Amministratore Delegato definisce il
ruolo e le mansioni dello staff dedicato interamente o parzialmente
all’Organismo di Vigilanza.
7. Flussi informativi
7.1. Reporting
dell’O.d.V. nei confronti degli Organi Societari
L’Organismo di Vigilanza ha la
responsabilità nei confronti del Consiglio di Amministrazione di comunicare:
·
all’inizio
di ciascun esercizio: il piano delle attività che intende svolgere per
adempiere ai compiti assegnategli;
·
periodicamente:
lo stato di avanzamento del programma definito ed eventuali cambiamenti
apportati al piano, motivandoli;
·
immediatamente:
eventuali problematiche significative scaturite dalle attività;
·
relazionare,
almeno annualmente, in merito all’attuazione del Modello da parte di
ARCOBALEGNO .
L’Organismo di Vigilanza potrà essere
invitato a relazionare periodicamente al Consiglio di Amministrazione in merito
alle proprie attività.
L’Organismo di Vigilanza potrà,
inoltre, comunicare, valutando le singole circostanze:
1) i
risultati dei propri accertamenti ai responsabili delle funzioni e/o dei
processi, qualora dalle attività scaturissero aspetti suscettibili di
miglioramento. In tale fattispecie sarà necessario che l’Organismo di Vigilanza
ottenga dai responsabili dei processi un piano delle azioni, con relativa
tempistica, per le attività suscettibili di miglioramento, nonché le specifiche
delle modifiche operative necessarie per realizzare l’implementazione;
2) segnalare
eventuali comportamenti/azioni non in linea con il Codice Etico e con le
procedure aziendali, al fine di:
i) acquisire
tutti gli elementi per effettuare eventuali comunicazioni alle strutture
preposte per la valutazione e l’applicazione delle sanzioni disciplinari;
ii) evitare
il ripetersi dell’accadimento, dando indicazioni per la rimozione delle
carenze.
Le attività indicate al punto 2),
dovranno essere comunicate dall’Organismo di Vigilanza al Consiglio di
Amministrazione nel più breve tempo possibile, richiedendo anche il supporto
delle altre strutture aziendali, che possono collaborare nell’attività di
accertamento e nell’individuazione delle azioni volte a impedire il ripetersi
di tali circostanze.
Le copie dei relativi verbali saranno
custodite dall’Organismo di Vigilanza e dagli organismi di volta in volta
coinvolti.
7.2. Reporting
verso l’O.d.V.: prescrizioni generali e prescrizioni specifiche obbligatorie
L’Organismo di Vigilanza deve essere
informato, mediante apposite segnalazioni di parte dei soggetti tenuti
all’osservanza del Modello, in merito a eventi che potrebbero ingenerare
responsabilità della Società ai sensi del Decreto.
Prescrizioni
di carattere generale
Valgono al riguardo le seguenti
prescrizioni di carattere generale:
·
devono essere
raccolte da ciascun Direttore di Funzione eventuali segnalazioni relative alla
commissione, o al ragionevole pericolo di commissione, dei reati contemplati
dal Decreto o comunque a comportamenti in generale non in linea con le regole
di comportamento di cui al Modello;
·
ciascun
dipendente deve segnalare la violazione (o presunta violazione) del Modello
contattando il proprio diretto superiore gerarchico e/o l’Organismo di
Vigilanza (con disposizione dell’Organismo di Vigilanza sono istituiti “canali
informativi dedicati” per facilitare il flusso di segnalazioni ufficiose e
informazioni, quali, ad esempio, linee telefoniche, email o mail boxes);
·
i
consulenti, i collaboratori e i partner commerciali, per quanto riguarda la
loro attività svolta nei confronti della Società, effettuano la segnalazione
direttamente all’Organismo di Vigilanza mediante “canali informativi dedicati”
da definire contrattualmente;
·
l’Organismo
di Vigilanza valuta le segnalazioni ricevute e le attività da porre in essere;
gli eventuali provvedimenti conseguenti sono definiti e applicati in conformità
a quanto infra previsto in ordine al sistema disciplinare.
I segnalanti in buona fede sono
garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o
penalizzazione e, in ogni caso, sarà assicurata la riservatezza dell’identità
del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della
Società o delle persone accusate erroneamente o in mala fede.
Prescrizioni
specifiche obbligatorie
Oltre alle segnalazioni relative a
violazioni di carattere generale sopra descritte, devono essere trasmesse
all’Organismo di Vigilanza le notizie relative:
·
ai
procedimenti disciplinari azionati in relazione a notizia di violazione del
Modello;
·
alle
sanzioni irrogate (ivi compresi i provvedimenti assunti verso i dipendenti),
ovvero dei provvedimenti di
archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni.
Reporting
da parte di esponenti aziendali o di terzi
In ambito aziendale dovrà essere
portata a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza, oltre alla documentazione
prescritta nel Capitolo 4 del Modello secondo le procedure ivi contemplate,
ogni altra informazione, di qualsiasi tipo, proveniente anche da terzi e
attinente all’attuazione del Modello nelle aree di attività a rischio.
Valgono al riguardo le seguenti
prescrizioni:
·
devono
essere raccolte eventuali segnalazioni relative alla commissione di reati
previsti dal Decreto in relazione alle attività aziendali o, comunque, a
comportamenti non in linea con le linee di condotta adottate dalla Società;
·
l’afflusso
di segnalazioni, incluse quelle di natura ufficiosa, deve essere canalizzato
verso l’Organismo di Vigilanza che valuterà le segnalazioni ricevute e gli
eventuali provvedimenti conseguenti a sua ragionevole discrezione e
responsabilità, ascoltando eventualmente l’autore della segnalazione e/o il
responsabile della presunta violazione e motivando per iscritto eventuali
rifiuti di procedere a una indagine interna;
·
le
segnalazioni potranno essere in forma scritta e avere a oggetto ogni violazione
o sospetto di violazione del Modello. L’Organismo di Vigilanza agirà in modo da
garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o
penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante,
fatti salvi obblighi di legge e la tutela dei diritti delle società o delle
persone accusate erroneamente e/o in mala fede;
·
è
prevista l’istituzione di “canali informativi dedicati” (“Canale dedicato”),
con duplice funzione: quella di facilitare il flusso di segnalazioni e
informazioni verso l’Organismo di Vigilanza e quella di risolvere velocemente
casi di dubbio.
7.3. Raccolta
e conservazione delle informazioni
Ogni informazione, segnalazione, report previsti nel Modello sono
conservati dall’Organismo di Vigilanza in un apposito database informatico e/o
cartaceo.
I dati e le informazioni conservate nel
database sono poste a disposizione di soggetti esterni all’Organismo di
Vigilanza previa autorizzazione dell’Organismo stesso.
Quest’ultimo definisce con apposita
disposizione interna criteri e condizioni di accesso al database.
8. Selezione e formazione
8.1. Dipendenti
Selezione del personale
L’Organismo di Vigilanza, in
coordinamento con il responsabile personale valuta l’opportunità di istituire
uno specifico sistema di valutazione del personale in fase di selezione, che
tenga conto delle esigenze in relazione all’applicazione del Decreto.
Formazione dei
dipendenti
Ai fini dell’efficacia del presente
Modello, è obiettivo della Società di garantire una corretta conoscenza e
divulgazione delle regole di condotta ivi contenute sia nei confronti dei
Dipendenti di sede che dei c.d. “esterni”. Tale obiettivo riguarda tutte le
risorse aziendali che rientrano nelle due categorie anzidette, sia si tratti di
risorse già presenti in Società, sia che si tratti di quelle da inserire.
Il livello di formazione e informazione
è attuato con un differente grado di approfondimento in relazione al diverso
livello di coinvolgimento delle risorse medesime nelle “attività sensibili”.
La formazione del personale ai fini
dell’attuazione del Modello è gestita dalle Risorse Umane in stretta cooperazione con l’Organismo di
Vigilanza e sarà articolata sui livelli qui di seguito indicati:
- personale
direttivo e con funzioni di rappresentanza dell’Ente: [seminario iniziale
esteso di volta in volta a tutti i neo assunti; seminario di aggiornamento
annuale; accesso a documentazione cartacea e rete intranet dedicata
all’argomento e aggiornato dall’Organismo di Vigilanza; occasionali e-mail di aggiornamento;
informativa nella lettera di assunzione per i neo assunti];
- altro
personale: nota informativa interna; informativa nella lettera di assunzione
per i neo assunti; accesso a internet; e-mail di aggiornamento.
8.2. Collaboratori
Esterni e Partner
Selezione
di Collaboratori Esterni e Partner
Su proposta dell’Organismo di Vigilanza
potranno essere istituiti nell’ambito della Società, con decisione del
Presidente e/o dell’Amministratore Delegato, appositi sistemi di valutazione
per la selezione di rappresentanti, consulenti, outsourcer di servizi,
fornitori e simili (“Collaboratori esterni”), nonché di partner con cui
l’Azienda intenda addivenire a una qualunque forma di partnership (esempio, una
joint-venture, anche in forma di ATI, un consorzio, ecc.) e destinati a
cooperare con la Società nell’espletamento delle attività a rischio
(“Partner”).
Informativa a Collaboratori Esterni e
Partner
Potranno essere altresì forniti a
soggetti esterni alla Società (ad esempio, Consulenti e Partner) apposite informative
sulle politiche e le procedure adottate sulla base del presente Modello
organizzativo, nonché i testi delle clausole contrattuali abitualmente
utilizzate al riguardo.
9. Sistema disciplinare
9.1. Principi
generali
Ai sensi degli artt. 6, comma 2, lett.
e), e 7, comma 4, lett. b) del Decreto, il Modello può ritenersi efficacemente
attuato solo qualora preveda un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il
mancato rispetto delle misure in esso indicate.
Tale sistema disciplinare si rivolge ai
lavoratori dipendenti e ai dirigenti, prevedendo adeguate sanzioni di carattere
disciplinare.
La violazione delle regole di
comportamento delle misure previste dal Modello, da parte di lavoratori
dipendenti della Società e/o dei dirigenti della stessa, costituisce un inadempimento
alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 2104
c.c. e dell’art. 2106 c.c..
L’applicazione delle sanzioni
disciplinari prescinde dall’esito di un eventuale procedimento penale, in
quanto le regole di condotta e le procedure interne sono vincolanti per i
destinatari, indipendentemente dall’effettiva realizzazione di un reato quale
conseguenza del comportamento commesso.
9.2. Violazioni
del modello
Ai fini
dell’ottemperenza del D. Lgs. 231/01, a titolo esemplificativo, costituisce
violazione del Modello qualsiasi azione o comportamento non conforme alle
prescrizioni del Modello stesso e/o dei principi del Codice Etico, ovvero
l’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Modello, nell’espletamento
di attività nel cui ambito ricorre il rischio di commissione di reati
contemplati dal D. Lgs. 231/01.
9.3. Misure
nei confronti dei Dipendenti
I
comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti in violazione delle singole
regole comportamentali dedotte nel presente Modello sono definiti illeciti
disciplinari. La commissione di illeciti disciplinari importa l’applicazione di
sanzioni disciplinari.
L’art.
2104 c.c., individuando il dovere di “obbedienza” a carico del lavoratore,
dispone che il prestatore di lavoro deve osservare nello svolgimento del
proprio lavoro le disposizioni di natura sia legale che contrattuale impartite
dal datore di lavoro. In caso di inosservanza di dette disposizioni il datore
di lavoro può irrogare sanzioni disciplinari, graduate secondo la gravità
dell’infrazione, nel rispetto delle previsioni contenute nel Contratto
Collettivo Nazionale di riferimento.
Il
sistema disciplinare deve in ogni caso rispettare i limiti al potere
sanzionatorio imposti dalla legge n. 300 del 1970 (c.d. Statuto dei
lavoratori), ove applicabili, sia per quanto riguarda le sanzioni irrogabili,
che per quanto riguarda la forma di esercizio di tale potere.
In
particolare, il sistema disciplinare deve risultare conforme ai seguenti
principi:
a)
il sistema deve essere debitamente pubblicizzato mediante affissione in luogo
accessibile ai dipendenti ed eventualmente essere oggetto di specifici corsi di
aggiornamento e informazione;
b)
le sanzioni devono essere conformi al principio di proporzionalità rispetto
all’infrazione, la cui specificazione è affidata, ai sensi dell’art. 2106 c.c.,
alla contrattazione collettiva di settore: in ogni caso, la sanzione deve
essere scelta in base all’intenzionalità del comportamento o al grado di
negligenza, imprudenza o imperizia evidenziata, al pregresso comportamento del
dipendente, con particolare riguardo alla sussistenza o meno di precedenti
provvedimenti disciplinari, alla posizione e alle mansioni svolte dal
responsabile e alle altre circostanze rilevanti, tra cui l’eventuale
corresponsabilità, anche di natura omissiva, del comportamento sanzionato;
c)
la multa non può essere di importo superiore a 4 ore della retribuzione base;
d)
la sospensione dal servizio e dalla retribuzione non può superare i 10 giorni;
e)
deve essere assicurato il diritto di difesa al lavoratore al quale sia stato
contestato l’addebito (art. 7 legge 300/1970 e art. 2106 c.c.): la
contestazione deve essere tempestiva ed il lavoratore può far pervenire
all’Organismo di Vigilanza, entro 5 giorni lavorativi dalla contestazione, osservazioni
scritte e, se ne fa richiesta, deve essergli garantito il diritto di essere
sentito dall’Organismo di Vigilanza; in ogni caso, i provvedimenti disciplinari
più gravi del rimprovero verbale o scritto non possono essere applicati prima
che siano trascorsi cinque giorni lavorativi dalla contestazione per iscritto
del fatto che vi ha dato causa.
La
sanzione deve essere adeguata in modo da garantire l’effettività del Modello.
Le
sanzioni disciplinari sono:
1)
il rimprovero verbale o scritto, applicabile qualora il lavoratore violi una
delle procedure interne previste dal Modello (ad esempio, che non osservi le
procedure prescritte, ometta di dare comunicazione all’Organismo di Vigilanza
delle informazioni prescritte, ometta di svolgere i controlli, …) o adotti
nell’espletamento di attività nelle aree sensibili un comportamento non
conforme alle prescrizioni del Modello stesso;
2)
l’ammonizione scritta, applicabile qualora il lavoratore sia recidivo nel
violare le procedure previste dal Modello o nell’adottare, nell’espletamento di
attività nelle aree sensibili, un comportamento non conforme alle prescrizioni
del Modello stesso;
3)
la sospensione dal servizio e dalla retribuzione (non superiore a dieci
giorni), applicabile, qualora il lavoratore, nel violare una delle procedure
interne previste dal Modello, o adottando nell’espletamento di attività nelle
aree sensibili un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello,
arrechi danno o crei una situazione di potenziale pericolo alla Società, ovvero
qualora il lavoratore sia incorso in recidiva nelle mancanze di cui al punto
2);
4)
la risoluzione del rapporto di lavoro per giustificato motivo, applicabile
qualora il lavoratore adotti nell’espletamento di attività nelle aree
sensibili, un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello e ne
costituisca un notevole inadempimento, diretto in modo non equivoco al
compimento di un reato sanzionato dal D. Lgs. 231/01 o che ne determini la
concreta applicazione a carico della Società delle misure previste dal D. Lgs.
231/01;
5)
la risoluzione del rapporto di lavoro per giusta causa, applicabile qualora il
lavoratore adotti nell’espletamento di attività nelle aree sensibili, un
comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello e ne costituisca un
gravissimo inadempimento, diretto in modo non equivoco al compimento di un
reato sanzionato dal D. Lgs. 231/01 o che ne determini la concreta applicazione
a carico della Società delle misure previste dal D. Lgs. 231/01, nonché il
lavoratore che sia incorso con recidiva nelle mancanze di cui al punto 3).
È
inteso che saranno seguite tutte le disposizioni e le garanzie previste dalla
legge e dai contratti di lavoro in materia di procedimento disciplinare; in
particolare si rispetterà:
-
l’obbligo
– in relazione all’applicazione di qualunque provvedimento disciplinare – della
previa contestazione dell’addebito al dipendente e dell’ascolto di quest’ultimo
in ordine alla sua difesa;
-
l’obbligo,
con la sola eccezione dell’ammonizione verbale, che la contestazione sia fatta
per iscritto e che il provvedimento non sia emanato se non decorsi i giorni
specificatamente indicati per ciascuna sanzione nei contratti di lavoro dalla
contestazione dell’addebito.
Per
quanto concerne l’accertamento delle infrazioni, i procedimenti disciplinari e
l’irrogazione delle sanzioni restano validi i poteri conferiti al management
della Società, nei limiti delle rispettive deleghe e competenze.
Il
tipo e l’entità di ciascuna delle sanzioni sopra richiamate, saranno applicate
anche tenendo conto:
-
dell’intenzionalità
del comportamento, del grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo
anche alla prevedibilità dell’evento;
-
del
comportamento complessivo del lavoratore con particolare riguardo alla
sussistenza o meno di precedenti disciplinari del medesimo, nei limiti
consentiti dalla legge;
-
delle
mansioni del lavoratore;
-
della
posizione funzionale e del livello di responsabilità ed autonomia delle persone
coinvolte nei fatti costituenti la mancanza;
-
delle
altre particolari circostanze che accompagnano l’illecito disciplinare.
9.4. Misure
nei confronti degli Amministratori
In caso di violazione della normativa
vigente o di mancato rispetto delle procedure interne previste dal Modello e
dal Codice Etico, da parte degli Amministratori della Società, l’Organismo di
Vigilanza informa il Collegio Sindacale e il Consiglio di Amministrazione, il
quale provvede ad assumere le opportune iniziative previste dalla vigente
normativa.
9.5. Misure
nei confronti dei Dirigenti
In caso di violazione della normativa
vigente, o di mancato rispetto delle procedure interne previste dal Modello o
dal Codice Etico da parte dei dirigenti, si provvederà ad applicare nei
confronti dei responsabili le misure più idonee in conformità a quanto previsto
dalla normativa vigente e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro dei
Dirigenti competente.
9.6.
Misure nei confronti di Collaboratori,
Consulenti e altri soggetti terzi
Ogni comportamento posto in essere da
collaboratori, consulenti, fornitori, partner o da altri terzi collegati alla
Società da un rapporto contrattuale non di lavoro dipendente, in violazione
delle previsioni del Modello e/o del Codice Etico, potrà determinare, secondo
quanto previsto dalle specifiche clausole contrattuali inserite nelle lettere
d’incarico o anche in loro assenza, la risoluzione del rapporto contrattuale,
fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento qualora da tale comportamento
derivino danni alla società, anche indipendentemente dalla risoluzione del
rapporto contrattuale.
